Què són les eines d'automatització de fluxos de treball?

Definició de programari d'automatització de fluxos de treball

El programari d'automatització de fluxos de treball simplifica les tradicionals tasques manuals i feixugues per ajudar l'empresa a estalviar temps, reduir el risc d'errors humans i augmentar la productivitat a la feina. En automatitzar els processos, permet que els equips se centrin en els projectes que tenen més impacte en lloc d'haver de dedicar-se a tasques repetitives, i s'obté visibilitat dels fluxos de treball per ajudar a identificar àrees d'oportunitat.

automatització dels fluxos de treball ajuda les empreses a millorar els seus processos de diverses maneres:

• Automatització i activació de tasques.
• Millora de l'eficiència i la productivitat.
• Identificació d'àrees de millora de processos.
• Gestió de fluxos de treball i supervisió del rendiment.
• Configuració de recordatoris.
• Sincronització entre equips.
• Recopilació de conclusions accionables.
• Optimització de l'ús de recursos.

El programari d'automatització de fluxos de treball s'executa sobre els orígens de les dades i amb un conjunt de regles per manipular aquestes dades, imitant la intel·ligència humana. Aquestes eines de flux de treball normalment segueixen “instruccions if/then” i treballen a partir d'una regla del tipus “si passa A, fes B.” Aquest sistema lògic basat en regles descriu les accions que han de succeir un esdeveniment, cosa que estalvia temps i diners i redueix el risc d'errors humans.

Tipus d'eines d'automatització dels fluxos de treball

Des de l'entrada de dades fins a la consolidació de clients potencials, les eines d'automatització de fluxos de treball estan dissenyades per reduir les tasques improductives i optimitzar els processos. Això ajuda a maximitzar el temps i els recursos de l'empresa, i permet que els empleats se centrin en projectes que tenen més impacte i sovint requereixen més resolució de problemes i pensament creatiu, quelcom que ni tan sols el millor programari d'automatització de fluxos de treball no podria substituir.

El programari d'automatització de fluxos de treball és una peça clau de la administració de processos de negoci (BPM), i hi ha diverses eines per optimitzar funcions essencials de l'organització i simplificar les tasques manuals. Alguns dels tipus d'eines d'automatització de fluxos de treball són:

Administració de projectes

Les aplicacions de gestió de projectes són potser el tipus més reconegut d'eina d'automatització de fluxos de treball i ajuden a enllaçar persones, dades i altres actius per optimitzar processos. Aquests tipus d'eines milloren la col·laboració i ajuden a definir, gestionar i millorar la realització de feines entre diversos equips. En mantenir una bona visibilitat dels projectes i una comunicació oberta, els processos s'acaben duent a terme més fàcilment i amb més eficiència.

Vendes i màrqueting

Les eines de flux de treball de vendes i màrqueting ajuden a gestionar les dades de clients i clients potencials. Les millors aplicacions fan servir anàlisis integrades per detectar manques d'eficiència i agilitar processos en diversos canals, des del correu electrònic o els SMS fins a les xarxes socials. Aquestes eines d'automatització no només repeteixen la mateixa tasca cada vegada; de fet, moltes creen fluxos de treball per enviar contingut de màrqueting personalitzat en funció del comportament dels clients.

Servei d'atenció al client

Les eines de flux de treball del servei d'atenció al client ajuden a assignar casos automàticament als agents, enviar respostes automàtiques per a preguntes freqüents i etiquetar automàticament els casos segons quina sigui la pregunta enviada. Amb l'automatització de fluxos de treball al servei d'atenció al client, les empreses poden resoldre més casos de clients amb menys temps, alliberant els agents de carn i ossos per a problemes més complicats.

Finances

Les eines d'automatització de fluxos de treball per a les finances ajuden les empreses a mantenir els processos financers organitzats i a fer que siguin coherents i reglamentaris. Aquests tipus de fluxos de treball poden ajudar amb operacions diàries com ara aprovacions de pressupost, facturació, sol·licituds de compres i despeses i entrades de comptabilitat.

Recursos humans

Als recursos humans, les eines de flux de treball ajuden a automatitzar la documentació i a reduir la supervisió administrativa, reduint el risc d'errors i proporcionant més suport als empleats. Aquests tipus d'eines us poden ajudar en la gestió de noves contractacions, el control d'hores, la publicació de feines i les sol·licituds de temps lliure, cosa que dona als professionals de RRHH més temps per centrar-se en tasques d'alt valor.

Com beneficia l'automatització de fluxos de treball a la vostra organització?

Tant si voleu automatitzar processos de les àrees de finances, màrqueting o TI, el programari d'automatització de fluxos de treball alleuja la càrrega de les tasques manuals i estalvia molt temps, recursos i diners a les empreses. Aquestes eines de flux de treball no només acceleren els processos per al vostre equip, sinó que també ajuden a alliberar temps per a la feina més important i a guiar la presa de decisions, com a part d'una solució de programari d'administració de processos de negoci més gran.

Avantatges de les eines d'automatització de fluxos de treball

1. Menys errors

   Introduir dades manualment és feixuc i pot donar lloc a petits errors humans que poden tenir un gran impacte en la vostra organització (des d'inexactituds comptables fins a factures incorrectes). El programari de flux de treball, en canvi, utilitza dades centralitzades i en temps real per executar les tasques administratives, cosa que redueix el risc d'errors costosos.

2. Simplificació de processos

   Les eines d'automatització de fluxos de treball augmenten la visibilitat dels processos, reduint els colls d'ampolla i mantenint els projectes en marxa en la bona direcció. Com que les assignacions i les tasques de seguiment es poden assignar automàticament, és més fàcil gestionar i fer el seguiment del rendiment, cosa que minimitza els retards en el procés.

3. Millora de la productivitat

   Quan s'automatitzen les tasques manuals feixugues, els equips tenen més temps i recursos per centrar-se en projectes de més impacte. Moltes aplicacions d'automatització de fluxos de treball també milloren la col·laboració en general, de manera que es perd menys temps fent el seguiment de la informació, sol·licitant aprovacions o fent el seguiment de la comunicació d'anada i tornada.

4. Millora de la comunicació

   Els fluxos de treball definits amb claredat i les notificacions automatitzades ajuden els empleats a mantenir el ritme i a entendre quina és la seva funció en un projecte. També simplifiquen la comunicació interfuncional i milloren la rendició de comptes per les tasques, per assegurar que tothom treballa per al mateix objectiu.

5. Conclusions més detallades

   Els informes en temps real amb una millor visualització són un dels avantatges clau de l'automatització de fluxos de treball. Fer servir anàlisis de dades en els processos significa que les organitzacions poden obtenir mètriques de rendiment, identificar àrees d'oportunitat i prendre decisions més informades sobre les seves operacions.

Com triar les millors eines d'automatització de fluxos de treball per a la vostra empresa

A l'hora de triar la millor eina d'automatització de fluxos de treball per a la vostra organització, és important que analitzeu primer els vostres processos actuals, identifiqueu colls d'ampolla i compreneu quins equips faran servir les eines. Quan conegueu millor les necessitats de la vostra empresa, cerqueu les característiques següents quan compareu les diferents solucions:

• Interfície fàcil d'utilitzar i navegació senzilla.
• IA i aprenentatge automàtic per al processament intel·ligent de documents (IDP).
• Integració perfecta amb eines de tercers i amb les aplicacions que feu servir tots els dies.
• Fluxos de treball personalitzables.
• Operativitat basada en el núvol.
• Anàlisi de dades i informes en temps real.
• Millora de la seguretat i protecció de dades.
• Escalabilitat per a les necessitats canviants del negoci.

Exemples pràctics de les eines d'automatització de fluxos de treball

El temps dedicat a processos senzills com respondre correus electrònics, crear tasques o copiar dades d'un origen a un altre pot ser important. Però, configurant fluxos de treball automatitzats, les empreses poden augmentar dràsticament l'eficiència i afegir valor a operacions essencials en àrees com màrqueting, les finances o els recursos humans.

Exemples pràctics de l'automatització de fluxos de treball:

• Enviament de seguiments i respostes automatitzats després que un client empleni un formulari de contacte.
• Enviament de seqüències de correus electrònics per captar nous clients després que s'activi un esdeveniment.
• Facturació automàtica als clients per als pagaments mensuals.
• Creació d'SLA per garantir respostes oportunes a problemes urgents.
• Reemborsament de despeses als empleats.
• Enviament de recordatoris de dates límit i aprovacions.
• Assignació automàtica de tasques i projectes a membres de l'equip.
• Incorporació d'empleats nous.
• Aprovació de sol·licituds de vacances.