Per què les empreses adopten eines d'RPA

Què és una eina RPA?

L'automatització robòtica dels processos (RPA) utilitza robots de programari per emular la interacció humana dins d'una interfície gràfica d'usuari (GUI) i automatitzar tasques manuals i repetitives, la qual cosa permet estalviar temps, esforços i maldecaps a les empreses. Una eina d'RPA és un programari per definir fluxos de treball i configurar bots per dur a terme les tasques designades en una seqüència lògica. Un robot pot realitzar qualsevol procés de diversos passos que es produeixi en una GUI més ràpidament i sense errors. Per tant, una eina d'automatització robòtica de processos us ajuda a accelerar els fluxos de treball manuals propensos a errors perquè els empleats puguin treballar en tasques de més valor.

Per exemple, el vostre departament de recursos humans pot implementar una eina d'RPA per automatitzar com processa les sol·licituds de vacances. En lloc que un empleat hagi de dedicar cinc minuts a processar cada sol·licitud, un bot RPA pot extreure les dades del sistema de planificació de recursos empresarials de l'empresa i processar la sol·licitud més ràpidament en un altre sistema (fins i tot aquells que no tenen API) i sense errors.

Els bots que crea una eina d’automatització robòtica dels processos poden realitzar accions assignades i interactuar amb altres sistemes mitjançant la còpia d’informació de pantalles digitals (extracció de pantalla) o mitjançant API. Per exemple, el vostre negoci pot utilitzar una eina RPA per crear bots que iniciïn la sessió en aplicacions, manipulin fitxers i carpetes, copiïn i enganxin contingut, completin formularis, treballin amb dades estructurades i, fins i tot, interactuïn amb altres aplicacions.

Els avantatges d'adoptar eines d'RPA

Qualsevol organització que implementi una eina d'RPA pot esperar experimentar alguns dels avantatges següents o tots:

• Millor ús dels recursos humans. L'RPA allibera els empleats d'haver de realitzar tasques repetitives i de poc valor, com ara l’entrada de dades, de manera que es poden centrar en feines que aportin més valor a l’empresa.
• Millores en els punts de contacte dels clients. Quan s’utilitza l'RPA per agilitar processos d’atenció al client, l’eficiència afegida millora l’experiència del client i en potencia la fidelització.
• Costos menors. Els bots d'RPA realitzen la feina de les persones per una fracció del cost.
• Anàlisi millorada per comprendre l'administració del flux de treball. Cada bot genera un fitxer de registre de les seves activitats per tal que en pugueu supervisar l'efectivitat de les funcions.
• Millora de l’escalabilitat. Simplement no podeu escalar un equip d'empleats de la mateixa manera que escaleu l'àmbit i l'abast d'un grup de bots automatitzats. Mitjançant el programari d'RPA, els bots es poden duplicar i programar fàcilment per aconseguir un conjunt de procediments similars però lleugerament diferents.
• Seguretat millorada. Els bots d'RPA mai no s'obliden de tancar la sessió. També se'ls pot configurar un "temps d'espera" perquè els vostres sistemes no siguin accessibles quan correspongui, cosa que redueix les vulnerabilitats que podrien aprofitar els pirates informàtics maliciosos.

Com es comparen les eines d'RPA amb altres solucions d'automatització de processos?

Per entendre l’avantatge de les eines d'RPA en comparació amb altres solucions d’automatització del flux de treball, resulta útil comprendre la diferència entre automatització i RPA. L’automatització de fluxos de treball utilitza tecnologia per reduir els passos manuals d’un procés de negoci, però requereix que una persona completi el procés. Les eines d'RPA creen robots que funcionen amb la GUI, de manera que no es necessita intervenció humana. Poden ser processos atesos en què les persones encara hagin d'iniciar les tasques o bé processos no atesos i totalment automatitzats.

Les eines d'RPA no requereixen gens de codificació o en necessiten poca i, atès que els robots fan servir la mateixa infraestructura i solucions que els empleats, no és necessari que modifiqueu la vostra arquitectura subjacent. Els usuaris empresarials impulsen les solucions d'RPA. De fet, algunes solucions d'RPA estan dissenyades per a ciutadans desenvolupadors (empleats sense coneixements tècnics), que poden automatitzar els processos manuals amb els quals treballen cada dia. Amb una participació mínima o nul·la del departament de TI, podeu optimitzar les operacions i millorar la satisfacció dels empleats sense pagar els costos del desenvolupament tradicional.

L'RPA també es diferencia de les eines tradicionals d'automatització de processos de les maneres següents:

• Els processos d’automatització tradicionals poden requerir el canvi parcial o total d’una infraestructura tecnològica. Els bots d'RPA funcionen a la GUI i interactuen amb els altres sistemes de la mateixa manera que les persones.
• Els bots d'RPA són prou flexibles per automatitzar processos per a diverses aplicacions.
• Com que els bots d'RPA són per a processos repetitius i genèrics, com l’entrada de dades, són escalables i s’actualitzen més fàcilment que una solució de flux de treball dissenyada per a un sol procés.

Tot i que el programari d'RPA aporta valor, ja que millora l’eficiència dels fluxos de treball repetitius basats en regles, és millor deixar que els vostres empleats facin alguns processos. En general, és millor que els vostres empleats creatius administrin els processos que fan servir moltes dades no estructurades o informació gràfica i que depenen de paràmetres que canvien ràpidament.

La funció de l'RPA actual i del futur

Actualment, el programari d'RPA està obtenint molta visibilitat a mesura que les empreses aprenen a utilitzar-lo i observen de primera mà els avantatges que ofereix, com ara l'estalvi de temps i de costos. Això no obstant, tal com ha succeït amb totes les tecnologies, l’RPA passarà a ser més sofisticat i evolucionarà a mesura que canviïn les necessitats empresarials. A continuació, es detallen algunes prediccions sobre les maneres en què poden evolucionar les eines d'RPA:

• Integració més profunda amb la IA. A mesura que l'RPA avanci, probablement les empreses que encara no han descobert noves maneres de combinar-ho amb tecnologia de primer nivell, com la intel·ligència artificial, l'aprenentatge automàtic o, fins i tot, l'Internet de les coses (IoT), ho descobriran. La hiperautomatització, o automatització intel·ligent, amplia els tipus de tasques que poden realitzar les eines d'RPA i els ofereix la possibilitat d'automatitzar una varietat de tasques complexes.
• Automatitzacions més complicades. Les empreses utilitzen l'RPA per automatitzar tot tipus de tasques quotidianes, però si es combina amb la IA i l'aprenentatge automàtic, hi haurà un nou ventall de tasques que podran agilitzar. Per exemple, actualment, les empreses poden utilitzar eines d'RPA per digitalitzar documents, però les eines d'RPA basades en IA també podrien comprendre el contingut dels documents i classificar-lo de manera eficient sense errors.
• Més econòmic i accessible. Quan les eines d'RPA van sortir al mercat per primera vegada, eren més difícils d’aconseguir i podien ser cares. Això no obstant, com que la demanda de programari d'RPA ha augmentat, ara hi ha més empreses que l’ofereixen. Si hi ha més opcions disponibles, és probable que els preus disminueixin i les característiques es tornin més competitives.

Funcionalitats clau del programari d'RPA

Ara hi ha moltes eines d'RPA al mercat, totes amb característiques diferents. Però, com a mínim, aquestes són les funcionalitats bàsiques que hauria d’oferir un bon programari d'RPA:

• Interoperabilitat. El vostre programari d'RPA ha de funcionar amb les vostres aplicacions d’escriptori i web i altres de programari importants. També ha de poder connectar-se a les API del sistema i llegir i escriure contingut a les bases de dades.
• Augment de dades. El vostre programari ha de poder extreure dades de llocs web i xarxes socials.
• Processament de diferents tipus de dades. És important que el vostre programari pugui extreure i introduir dades, combinar-ne de diverses fonts i seguir instruccions condicionals, com ara if/else.
• Interfícies de programació. Una interfície programable és important. El programari d'RPA pot proporcionar funcionalitats intel·ligents o cognitives per configurar els bots perquè prenguin decisions, la qual cosa ajuda el vostre negoci a funcionar de manera més eficient. Per exemple, els bots poden ajudar a respondre les sol·licituds d'assistència tècnica de TI i alliberar l’equip de TI d’alguna càrrega administrativa perquè pugui centrar-se en altres iniciatives. Algunes opcions de programari fins i tot proporcionen mètodes sense codi per programar bots, però totes les eines d'RPA haurien de poder interactuar amb diferents tipus d’aplicacions, correus electrònics, fitxers i carpetes.

Selecció del programari d'RPA i com treballar-hi

Quan comenceu a avaluar les eines d'RPA disponibles, tingueu en compte quina mena de processos voleu automatitzar. Com que a cada automatització robòtica dels processos hi ha diferents controls i ordres que en determinen les funcionalitats, assegureu-vos que es corresponen amb els vostres objectius d'automatització del flux de treball. Així mateix, mireu de trobar components reutilitzables i assegureu-vos que els bots poden funcionar fàcilment als sistemes existents.

Tingueu en compte els criteris següents a l'hora de seleccionar el programari d'RPA adequat per a la vostra organització:

• Fàcil d'utilitzar. El programari d'RPA ha de ser prou fàcil perquè algú amb habilitats de programació limitades pugui definir l'automatització i, després, configurar un flux de treball al programari d'RPA. Fins i tot hi ha algunes ofertes d'RPA que requereixen l'ús de poc codi i que els ciutadans desenvolupadors sense coneixements informàtics poden utilitzar per automatitzar els seus fluxos de treball. Qualsevol programari que trieu hauria d’oferir ordres, assistents i GUI integrats i extensibles.
• Flexible. El programari us hauria de permetre configurar característiques personalitzades sense haver de pagar més al venedor per personalitzar-les. També hauria de ser capaç de gestionar diferents casos d’ús i quantitats variables de dades alhora que manté un rendiment constant.
• Escalable. El programari d'RPA ha d'ajustar l'escala ràpidament per satisfer els requisits operatius de la vostra empresa i adaptar-se a les actualitzacions. El programari també ha de poder executar diversos bots i fluxos de treball.

Com les indústries utilitzen el programari d'RPA

Tot tipus d’empreses han trobat la manera de beneficiar-se del programari d'RPA. Per exemple, indústries com l’assistència sanitària poden utilitzar l'RPA per concertar cites, introduir dades de pacients, processar reclamacions i administrar la facturació. A continuació, s’explica com altres indústries utilitzen eines d'RPA per transformar els seus processos:

• Venda al detall. Actualització de comandes, enviament de productes i seguiment d’enviaments.
• Telecomunicacions. Supervisió, administració de dades de fraus i actualització de dades de clients.
• Banca. Millora de l’eficiència del treball, la precisió de les dades i la seguretat.
• Assegurances. Administració dels processos de treball, introducció de dades de clients i ajuda amb l'execució d'aplicacions.
• Fabricació. Ajuda amb els processos de la cadena de subministrament, facturació de materials, servei d'atenció al client i assistència tècnica i administració.

Les limitacions de les eines d'RPA

El programari d'RPA ofereix molts avantatges, però no ho pot fer tot. Tot i que la tecnologia evoluciona, encara funciona millor com a part d’una xarxa d’altres tecnologies. Per tant, encara no es tracta d'una solució global que pugui resoldre tots els desafiaments operatius.

De moment, l'RPA és una tecnologia basada en regles que funciona millor amb dades estructurades o informació que segueixi un model de dades predeterminat. Perquè funcioni correctament, heu de programar els bots perquè facin el que voleu i només funcionaran dins d'aquests paràmetres. Tret que hi apliqueu capes amb la IA o tecnologies d’aprenentatge automàtic, la vostra solució d'RPA només pot seguir les regles que li assigneu i no pot comprendre ni interpretar el contingut al qual accedeix.

Per exemple, perquè una eina d'RPA processi informació de factures o altres tràmits, tots aquests tràmits han de seguir el mateix format. L'eina no pot processar cap fitxer que se'n desviï. Per aquest motiu, les eines d'RPA no són adequades per a dades no estructurades ni per a informació que no segueixi un model de dades predeterminat.

A més, les eines d'RPA no aprenen ni s'adapten. Si canvien els processos empresarials, haureu de reprogramar els bots perquè funcionin amb els processos nous, cosa que pot requerir molt de temps. A més, si la vostra eina d'RPA no és compatible amb els vostres processos nous, és possible que la inversió sigui efímera. Per evitar aquest problema, tingueu en compte la probabilitat que els vostres processos i tecnologies canviïn abans d'adoptar una eina d'RPA.

Com es pot garantir l’èxit amb les eines d'RPA

Com qualsevol altra tecnologia, l'èxit amb el programari d'RPA depèn de com l'apliqueu. Ni les millors eines poden solucionar un procés defectuós de base. Per aquest motiu, és important prestar atenció a les tasques que automatitzeu. Si s'aplica en el context adequat amb un objectiu específic i mesurable en ment, l'eina RPA pot redefinir l'eficiència de la vostra empresa. Tingueu en compte els procediments recomanats següents quan comenceu a utilitzar la tecnologia d'RPA per automatitzar els vostres processos:

• Coneixeu el procés que voleu automatitzar. Auditeu tots els vostres processos operatius per esbrinar quines tasques s’adeqüen millor a l'RPA. Recordeu que les eines d'RPA generalment no poden comprendre la informació, de manera que, tret que també tingueu previst incorporar la IA, trieu un procés que tingui paràmetres clarament definits i que no necessiti gaire implicació o supervisió humana, com ara planificar cites o processar factures. Alguns programes, com ara el Microsoft Power Automate, ofereixen el següent: funcionalitats que us ajudaran a identificar els processos adequats que cal automatitzar.
• Trieu l'eina adequada. Després de determinar els processos que voleu automatitzar, cerqueu les eines que millor admetin aquest tipus de feina. Totes les eines tenen avantatges diferents, així que avalueu-les en funció de les funcionalitats, el preu, la facilitat d’implementació i el bon funcionament amb el vostre programari existent.
• Formeu els vostres empleats. Ensenyar el vostre personal a utilitzar i, amb el temps, canviar o mantenir l’eina d'RPA és una excel·lent manera de garantir-ne el valor continuat i d’augmentar l’adopció en tota l’empresa.
• Mesureu els resultats. Abans i després de la implementació, superviseu els indicadors clau de rendiment (KPI), com ara la productivitat dels empleats, la precisió de la ingesta de dades, el nombre de cites planificades o els documents processats. Si els vostres KPI no milloren després de la implementació, és possible que hàgiu triat processos incorrectes o que hàgiu proporcionat paràmetres incorrectes als vostres bots.