Què és el processament intel·ligent de documents?
Les dades han arribat a un punt de saturació. Les organitzacions tenen avui en dia tantes dades que és difícil desxifrar el que és informació valuosa i el que només és soroll. La mineria de grans quantitats de dades per a coneixements pràctics pot ser costosa i requereix temps. Aquí és on entra en joc el processament intel·ligent de documents, o l'IDP.
El processament intel·ligent de documents (IDP) és una tecnologia automatització del flux de treball que escaneja, llegeix, extreu, categoritza i organitza informació significativa en formats accessibles des de grans fluxos de dades. La tecnologia pot processar molts tipus diferents de documents: documents, PDF, documents Word, fulls de càlcul i una multitud d'altres formats. La funció principal de l'IDP és extreure informació valuosa en grans conjunts de dades sense entrada humana.
Hi ha diversos avantatges per automatitzar part del processament del document a través de l'IDP. A través de la intel·ligència artificial, el IDP pot eliminar la necessitat d'entrada de dades manuals i treballadors/treballadores de processament. Això no només augmenta la velocitat a la qual es poden processar les dades, sinó que disminueix el cost de fer-ho, mentre que també redueix l'error humà per a una major eficiència.
Les organitzacions modernes solen tenir volums alts de tres tipus de dades: estructurat, no estructurat i semiestructurat. Les dades estructurades són organitzades i llegides més fàcilment pels processadors de dades humans. D'altra banda, les dades no estructurades requereixen temps per a processar i analitzar. Les dades semiestructurades cauen entremig. Les solucions intel·ligents de processament de documents són capaces d'automatitzar el processament de dades per a dades estructurades, no estructurades i semiestructurades.
Com funciona el processament intel·ligent de documents?
Hi ha alguns passos per al processament intel·ligent de documents.
Comença amb el reconeixement intel·ligent de documents, quan el IDP utilitza una tecnologia IA complexa d'aprenentatge profund per escanejar documents i classificar-los. Aquesta tecnologia pot formar-se en fins a 190 idiomes i és capaç de llegir i interpretar documents com ho faria un/a treballador/a de processament de dades.
Després de classificar les dades, el programari d'automatització intel·ligent de documents comença a extreure les dades del valor a la vostra organització. L'extracció es realitza a través de tecnologies cognitives de la IA que identifiquen peces específiques de dades del document més gran. IDP organitza les dades rellevants i les presenta en un format fàcilment accessible.
Si la vostra organització té grans quantitats de dades estructurades, semiestructurades o no estructurades, el processament intel·ligent de documents és una inversió que val la pena considerar com a part del vostre estratègia de gestió de processos empresarials.
Beneficis del processament intel·ligent de documents
S'ha demostrat que el processament intel·ligent de documents millora els processos empresarials i augmenta l'eficiència en equip. Aquí teniu alguns dels avantatges clau per a automatitzar el processament del document:
- Augmenta la precisió del vostre processament amb processament intel·ligent de documents. La taxa d'error per als processadors de dades humans és molt més alta que per a IDP.
- Disminuir el cost de processar documents automatitzant alguns dels vostres fluxos de treball. De mitjana, el processament manual de documents costa de 6 a 8 dòlars per document. El cost per document del processament automatitzat de documents és considerablement menor que aquest.
- Augmenta la productivitat dels empleats/de les empleades oferint-los l'oportunitat de fer un treball més impactant. Sense la necessitat de tramitar documents que consumeixen un temps inconscient, els empleats/les empleades són lliures de dirigir la seva atenció a un altre lloc.
Quina és la diferència entre el processament intel·ligent de documents i el processament automatitzat de documents?
El processament automatitzat de documents és una tecnologia relacionada, però molt diferent d'IDP. El processament automatitzat de documents se n'utilitza principalment per digitalitzar documents en paper. La creació de còpies digitals de documents en paper permet que s'indexin i es puguin cercar a una base de dades. Això és fonamental per a organitzacions com el DMV que depenen de la documentació en paper però necessiten que les seves dades estiguin digitalitzades.
El processament intel·ligent de documents és un programari de gestió de processos empresarials que és capaç de digitalitzar i indexar documents de paper, però també va diversos passos més enllà en separar informació valuosa i proporcionar informació de les dades en documents de paper (o qualsevol altre tipus), en lloc de només accés informatitzat a ells.
Com triar un programari intel·ligent de processament de documents
Hi ha alguns passos per triar el millor programari intel·ligent de processament de documents per a la vostra organització.
- El primer pas en triar un IDP és identificar les necessitats de processament de dades de la vostra organització. Teniu dades més estructurades o no estructurades? En quin format es troba la majoria de les vostres dades? Quant del vostre processament de dades voleu automatitzar?
- A continuació, hauríeu d'avaluar quina de les vostres dades seria ideal per al processament intel·ligent de documents. Considereu com consumir el temps cada un dels vostres conjunts de dades és processar, i això beneficiaria més a la vostra organització mitjançant la seva automatització. Els documents que més triguen a processar-se manualment poden ésser bons candidats per al PDI.
- Un cop hàgiu identificat els fluxos de treball de processament de documents que voleu automatitzar, estareu a punt per decidir sobre el programari de processament de documents intel·ligent. Haurieu de prendre la vostra decisió basant-vos en la demanda d'automatització i els requisits que la vostra organització té per al processament automàtic de documents. Aquí teniu algunes preguntes que podeu fer per a informar de la vostra elecció:
- Amb quina rapidesa es pot aplicar la solució intel·ligent d'automatització de documents?
- Amb quina facilitat es pot mantenir el programari?
- Quin nivell de suport proporciona l'empresa de programari per als seus serveis intel·ligents d'automatització de documents?
- La tecnologia intel·ligent de reconeixement de documents del programari pot llegir tots els documents que la seva organització desitja processar?
- La precisió del programari millorarà significativament la vostra taxa d'error?
Casos d'ús per al processament intel·ligent de documents
L'IDP s'utilitza en totes les indústries. Aquí hi ha alguns casos d'ús de processament intel·ligent de documents:
- Finances els departaments poden automatitzar els comptes amb funcions pagables com processar factures.
- Recursos humans els departaments poden processar els currículums, seleccionar els empleats/les empleades i processar les enquestes dels empleats/de les empleades i d'altres dades d'RRHH amb IDP.
- Agències governamentals gestioneu permisos, emeteu e-documents i processeu aplicacions amb programari de processament de documents intel·ligent.
- Empreses d'assegurances utilitzeu el processament de documents d'automatització per processar les reclamacions, detectar frau, triar pòlisses d'assegurances i accelerar el processament de documents de la vostra organització.
- Bufets d'advocats poden processar, arxivar i gestionar dades legals amb major precisió que el processament manual de documents mitjançant IDP.
Aquests són només alguns dels sectors en què el processament intel·ligent de documents s'utilitza per accelerar i millorar els fluxos de treball de processament de dades. Si treballeu amb el programari adequat, l'IDP té una àmplia gamma d'aplicacions i beneficis per a la majoria d'organitzacions.
Simplifica el processament de documents amb Microsoft Power Automate
Utilitzant un processament intel·ligent de documents en la vostra organització, podreu recollir dades útils dels vostres documents amb menys errors humans, a un cost menor. A mesura que l'IDP allibera els/les vostres empleats/empleades de grans volums de processament de dades tediós, extraurà informació significativa de les dades en formats fàcils d'utilitzar i accessibles.
IDP és només una de les automatitzacions de flux de treball habilitades per Power Automate que elimina tasques repetitives i fa el treball més eficient. Amb eines d'arrossegar i deixar anar de baix codi, Power Automate us pot ajudar a crear formes innovadores de fer les coses.
Preguntes més freqüents
Què és el processament intel·ligent de documents?
El processament intel·ligent de documents (IDP) és una tecnologia d'automatització de flux de treball que escaneja, llegeix, extreu i organitza informació significativa de grans fluxos de dades.
Com funciona el processament intel·ligent?
El processament intel·ligent de documents utilitza una tecnologia intel·ligent de reconeixement de documents per classificar documents, després processa les seves dades amb tecnologia de reconeixement de patrons. Després de processar el document, el programari IDP extreu dades significatives i l'assembla en un format accessible.
Quins són els beneficis del processament intel·ligent de documents?
Es demostra que el processament intel·ligent de documents augmenta la precisió, l'eficiència i la velocitat del processament de dades per a les organitzacions a través de les indústries.
Quina és la diferència entre el processament intel·ligent de documents i el processament automatitzat de documents?
El processament de documents automatitzat se n'utilitza principalment per digitalitzar documents en paper. El processament intel·ligent de documents processa per complet molts tipus diferents de documents i organitza les dades rellevants, eliminant la necessitat de processadors de dades humanes.
Com puc implementar un programari intel·ligent de processament de documents?
La implementació del programari de documents intel·ligents comença amb una avaluació dels fluxos de treball de processament del document per determinar quins es poden automatitzar. Una vegada coneixeu els documents que voleu automatitzar, hauríeu d'identificar els fluxos de treball que requereixen el nivell més alt de precisió i començar la vostra automatització amb ells.
Quins són alguns casos d'ús per al processament intel·ligent de documents?
El processament intel·ligent de documents es pot utilitzar en totes les indústries, des de les companyies d'assegurances fins a les agències governamentals, per accelerar i refinar el processament de molts tipus diferents de dades.