Què són les aplicacions de processament de documents?
Aplicacions de processament de documents utilitzen l'aprenentatge automàtic i la intel·ligència artificial (IA) per extreure dades de documents i formularis. Extreuen dades, com ara la informació de factures, rebuts i ordres de lliurament per correu electrònic o en paper, els digitalitzen i els emmagatzemen a un format de base de dades estructurat. Tot seguit, aquestes dades s'importen a un sistema de destí, com si fos una solució de planificació de recursos empresarials (ERP) o de gestió de les relacions amb els clients (CRM). L'eficiència que proporcionen les aplicacions de processament de documents pot tenir un gran impacte en la forma en la qual les empreses estalvien diners, augmenten la productivitat i alliberen els empleats/les empleades de feines repetitives de poc valor i propenses a errades.
Trobar una solució per a digitalitzar volums de documents basats en paper és un repte al qual s'enfrontaran moltes empreses en algun moment. Les aplicacions de processament de documents ofereixen grans eficiències en aquest àmbit, no sols eliminant la labor intensiva d'entrada de dades manuals, sinó també donant a les empreses informació sobre com obtenir més informació de les seves dades.
Com funciona el processament del document?
El processament de documents es basa en el reconeixement òptic de caràcters (OCR), l'aprenentatge automàtic i automatització robòtica dels processos (RPA). Aquests tres elements són essencialment capaços d'interpretar i entendre informació similar a la forma en què ho farien els humans.
- OCR reconeix text imprès, escrit o escrit a partir de documents o imatges escanejades. Identifica àrees clares i fosques en el contingut escanejat i cerca lletres o dígits, que després es classifiquen en funció de patrons o característiques.
- Aprenentatge automàtic crea algorismes que aprenen dels patrons i el context dels documents. A mesura que en processa més i més informació, l'aprenentatge automàtic aprèn de tots els casos d'ús que en troba, tornant-se més intel·ligent i eficient en la presa de decisions.
- RPA utilitza bots que executen amb regles i instruccions que reben per automatitzar tasques repetitives. Utilitzant capacitats avançades de reconeixement de text, RPA pot processar ràpidament dades de múltiples fonts.
Amb OCR, l'aprenentatge automàtic i RPA treballant junts, el processament de documents normalment segueix aquests passos:
Col·lecció
Les dades de fonts com ara documents en paper, PDF, correus electrònics i formularis electrònics s'escanegen i digitalitzen.
Preprocessament
La qualitat i la precisió de les dades escanejades es millora mitjançant la correcció d'angles esbiaixats, reduint el soroll eliminant qualsevol punt de fons o marques, i escapçant àrees exteriors no desitjades de les imatges.
Classificació
Els documents es separen en diferents categories segons el seu format, contingut i tipus, el qual ajuda a millorar l'extracció i l'arxivat de dades.
Extracció
Un pas crucial al procés en què l'OCR extreu les dades dels documents i defineix quins tipus han de traduir-se (per exemple, noms, nombres, dates, text escrit a mà).
Validació
RPA comprova i verifica totes les dades abans de moure-les a sistemes, bases de dades i fluxos de treball rellevants. En aquesta fase s'assenyalen qualsevol imprecisió per a la revisió i correcció manual.
Integració
Un cop s'executin tots els altres processos, les dades s'envien a les bases de dades i repositoris rellevants a través d'interfícies de programació d'aplicacions.
Què és l'anàlisi de documents d'aprenentatge profund?
La documentació d'aprenentatge profund s'integra amb el processament de documents en confiar en les capacitats de les xarxes neuronals per reconèixer patrons en les dades, particularment per a l'anàlisi de documents i dissenys, identificació de text i recuperació de documents. De la mateixa manera que un cervell humà aprèn, les xarxes neuronals recopilen informació en moltes capes en adquirir més i més informació i coneixement, i es tornen més i més intel·ligents a mesura que avancen.
L'anàlisi de documents d'aprenentatge profund utilitza la seva capacitat per alimentar la IA humana a través de diferents algorismes de xarxa neuronal, principalment convolucional i recurrent. Les xarxes neuronals convolucionals es filtren a través d'imatges per detectar cada element dins d'elles, mentre que les xarxes neuronals recurrents són capaces de recordar punts de dades, que configuren la seva capacitat de predir resultats futurs.
Beneficis del processament automàtic de documents
Processament automàtic del document millora els processos empresarials i augmenta l'eficiència de l'equip proporcionant velocitat, precisió i escalabilitat. Pot tenir un impacte de gran abast en la forma en què les indústries com la legal, immobiliària, l'atenció sanitària i la banca milloren els seus processos i línies de fons.
Beneficis clau del processament automàtic de documents:
Recuperació ràpida:
Un cop digitalitzats els documents, són accessibles virtualment en qualsevol moment i en qualsevol lloc per a qualsevol persona autoritzada a veure'ls.
Seguretat i privacitat millorades
Les empreses poden encriptar els seus fitxers i assignar nivells de seguretat per protegir les seves dades contra usuaris no desitjats.
Estalvi de temps i costs:
En eliminar el llarg i costós procés de gestió dels expedients de paper, els empleats/les empleades tenen més temps per a dedicar-se a objectius crítics i ser més productius.
S'ha reduït el risc d'error humà:
Sense la necessitat d'entrada de dades manuals, l'automatització dels documents millora en gran manera la precisió i la qualitat dels documents.
Col·laboració incrementada:
Els empleats/les empleades de diferents equips a tots els departaments poden compartir i treballar en documents junts, estant atents a l'estat en temps real.
Plantilles estàndard:
L'automatització de documents permet l'estandardització de plantilles i estructures que es poden aplicar als fluxos de treball de forma contínua.
Com triar una solució de programari de processament de documents
Triar una solució de processament de documents depèn de factors específics de les vostres necessitats. Una de les decisions més importants a considerar és si voleu que la vostra solució s'executi al núvol o al lloc on esteu. Els sistemes basats en el núvol són allotjats per un proveïdor en canvi d'una quota i guarden automàticament totes les seves dades, fent que tot sigui accessible en línia. Una solució en l'establiment significa que utilitzareu els vostres propis servidors i emmagatzematge, realitzareu el vostre propi manteniment i executareu les vostres pròpies còpies de seguretat.
Altres consideracions importants per seleccionar una solució de processament de documents inclouen:
Cercant:
És una bona regla tenir una àmplia varietat d'opcions de cerca, incloent-hi el nom i el tipus de fitxer, el contingut i les dates modificades. També és bo poder assignar metadades i etiquetes per organitzar tots els vostres fitxers.
Estructura d'arxius senzilla:
És important que l'estructura de fitxers sigui fàcil d'utilitzar i lògica per a tots els usuaris.
Seguretat:
El sistema hauria de permetre restringir l'accés a documents sensibles i establir permisos per l'usuari.
Simplicitat:
Tot(e)s els empleats/les empleades haurien de poder utilitzar fàcilment el sistema sense confusió i sense alterar les seves tasques quotidianes.
Integració:
Assegureu-vos que podeu utilitzar el sistema amb programes que ja utilitzeu, com el vostre client de correu electrònic i el programari de relació de client.
Comenceu ara amb la transformació del processament del document
Microsoft Power Automate és una solució d'optimització de flux de treball que permet als/a les vostres empleats/empleades crear una solució de processament de documents. Minimitza les tasques repetitives, manuals, que requereixen temps i crea més temps perquè els equips se centrin en el treball estratègic amb una sola plataforma per a l'automatització.
Preguntes més freqüents
Què són les aplicacions de processament de documents?
Les aplicacions de processament de documents proporcionen una solució automatitzada per digitalitzar grans quantitats de documents basats en paper.
Com funciona el processament del document?
El processament de documents es basa en l'aprenentatge automàtic i la intel·ligència artificial, que treballen per extreure dades dels documents i emmagatzemar-los en una base de dades.
Què és l'anàlisi de documents d'aprenentatge profund?
L'anàlisi de la documentació d'aprenentatge profund es basa en les capacitats de les xarxes neuronals, que aprenen i adquireixen coneixements similars a la forma en què ho fan els cervells humans. Com més informació adquireixin i aprenguin aquestes xarxes, més intel·ligents seran a mesura que processin més informació.
Quins són els beneficis del processament automàtic de documents?
L'augment de la productivitat, la reducció del risc d'error humà i la millora de l'escalabilitat són alguns dels molts beneficis del processament automàtic de documents.
Com puc triar una solució de programari de processament de documents?
Comenci per avaluar el flux de treball de documents actual i determini què desitja millorar. Algunes de les coses clau que estimarà d'una solució de processament de documents inclouen capacitats d'escaneig, emmagatzematge en núvol, funcionalitat de cerca, control de versions de documents i la capacitat d'administrar permissos.