Sis passos de l'administració de processos de negoci

Impulseu un canvi en els processos que ofereixi un valor continu

No hi ha dos processos de negoci iguals, però tots es troben en un estat de flux gairebé constant. De vegades, els líders i els equips modifiquen els processos sobre la marxa; altres vegades, els reinventen completament. El Administració de processos de negoci (BPM) és com les organitzacions ajuden a garantir que qualsevol canvi en els processos de negoci sigui el correcte.

Mitjançant iniciatives eficaces de BPM, la vostra empresa pot implementar processos més eficaços i flexibles. Determineu amb més rapidesa i precisió on cal implementar l'automatització de fluxos de treball i altres tecnologies innovadores i aconseguiu la millora contínua dels processos de negoci mitjançant el seguiment i l'anàlisi.

Les iniciatives de BPM que aporten un canvi significatiu solen englobar els següents passos d'administració de processos de negoci: planificar, dissenyar, modelar, implementar, supervisar i optimitzar.

Aquestes sis fases de l'administració de processos de negoci inclouen el cicle de vida de la BPM. El cicle de vida de la BPM és un enfocament estructurat i cíclic basat en les millors pràctiques que proporciona un marc útil per modernitzar els processos operatius, administratius i d'assistència.

Primer pas: planifiqueu l'estratègia

En primer lloc, col·laboreu amb l'equip directiu per crear una estratègia de gestió de processos de negoci que fomenti els objectius de negoci bàsics de l'organització. Les empreses volen invertir en projectes d'alt impacte i baix risc que proporcionin resultats mesurables que coincideixin estretament amb els seus KPI.

Mireu les àrees de negoci on el progrés en l'assoliment dels objectius de l'empresa s'ha alentit o s'ha estancat. Definiu a grans trets què hauria de canviar (i com) bo i classificant les activitats empresarials associades en una de les tres menes principals de l'administració de processos de negoci:

• BPM centrada en les persones. Un procés centrat en les persones gira al voltant de les persones i no té gaire automatització. Algunes decisions, aprovacions i altres tasques de processos estan destinades exclusivament per als empleats, els clients i altres persones. En aquests casos, la BPM hauria de proporcionar a les persones interfícies d'aplicacions ben dissenyades i funcions de notificacions i seguiment.
  
  Alguns exemples de BPM centrada en les persones són els processos de contractació en què el personal de recursos humans treballa amb els directius per publicar ofertes de feina, seleccionar candidats, demanar referències i entrevistar candidats. Un altre exemple són els processos de reclamació dels clients gestionats pels representants del servei.
• BPM centrada en documents. Cal gestionar els processos que involucren documents en paper i electrònics amb cura i d'acord amb els requisits de l'empresa, el sector i la normativa. La BPM centrada en documents sol utilitzar l'automatització de fluxos de treball per promoure l'eficàcia i la precisió a la vegada que es manté el compliment.
  
  Alguns exemples de BPM amb grans càrregues de documents són els departaments legals, financers, de compres i altres, que envien contractes i acords a diverses persones perquè els revisin i aprovin. Un altre exemple són les organitzacions sanitàries que mantenen registres mèdics electrònics.
• BPM centrada en la integració. Aquesta categoria se centra en la integració i automatització de sistemes, com ara aplicacions en la gestió de recursos empresarials (ERP), gestió de relacions amb els clients (CRM) i sistemes de gestió de recursos humans (HRMS). La BPM centrada en la integració permet que les persones accedeixin ràpidament a aplicacions, dades i serveis mitjançant connectors i API, cosa que millora la productivitat dels usuaris i la satisfacció.
  
  Alguns exemples de BPM centrada en la integració són els equips de màrqueting i vendes que utilitzen campanyes interconnectades, anàlisis de clients potencials i eines de CRM per compartir informació detallada sobre els clients potencials i existents.

Pas segon: dissenyeu i situeu els processos ideals

Un cop hàgiu definit clarament els objectius estratègics i tingueu el suport de l'empresa, analitzeu i situeu cada procés orientat a ser una millorar. Identifiqueu els esdeveniments clau dels processos, les tasques manuals i automatitzades necessàries per a cadascun, les persones que les duran a terme, els terminis i qualsevol tecnologia que calgui fer servir. Busqueu colls d'ampolla i retards; tasques redundants i innecessàries, i àrees caracteritzades per costos excessius i errors humans, insatisfacció dels clients o incompliment.

A continuació, un cop hàgiu entès completament l'estat "actual", utilitzeu aquesta informació per establir nous requisits empresarials del procés. A continuació, dissenyeu i situeu un estat "futur" ideal. Feu una pluja d'idees sobre diferents maneres de resoldre problemes. A més a més, descriviu mètriques per fer un seguiment de la millora dels processos de negoci. Demaneu a les parts interessades del procés, la participació dels quals és fonamental per a l'èxit del projecte, que ajudin a recopilar dades d'avaluació i a proporcionar comentaris sobre els dissenys.

Al començament de les iniciatives de BPM, és possible que la vostra empresa vulgui adoptar una metodologia de millora dels processos de negoci per estructurar encara més el vostre enfocament i fomentar un objectiu compartit. Tot i que les metodologies de millora dels processos de negoci tenen principis i tècniques diferents, totes volen ajudar a eliminar el malbaratament, eliminar els obstacles, millorar la col·laboració i impulsar un canvi cultural.

Alguns mètodes comuns de millora de processos de negoci són:

• Administració àgil
• Kaizen
• Administració ajustada
• Diagrama de flux Six Sigma
• Administració de qualitat total

A més a més, aprofiteu la mineria de processos, l'assignació de processos i altres programari d'administració de processos empresarials (BPMS) per analitzar i visualitzar ràpidament els fluxos de treball. De la mateixa manera, les solucions intel·ligents de BPMS (iBPMS) poden ajudar a millorar els fluxos de treball amb capacitats d'anàlisi de núvol, IA i dades massives.

Pas tercer: modeleu i proveu els fluxos de processos

En aquest pas, poseu a prova el disseny ideal. Creeu un model prototip que representi digitalment totes les activitats dels processos, les regles de negoci i els fluxos de dades. A continuació, executeu simulacions amb el model utilitzant diferents combinacions de variables, com ara temps, costos i recursos. En funció dels resultats, continueu ajustant i provant el model, modifiqueu els fluxos de treball existents o creeu-ne de nous per impulsar els resultats de negoci òptims.

El modelatge de la simulació proporciona una manera rendible d'analitzar el rendiment d'un procés en condicions diferents. Les eines de BPMS que automatitzen el modelatge, les proves i l'anàlisi poden simplificar significativament aquest pas. També poden ajudar la vostra empresa a determinar més ràpidament com pot millorar un disseny abans d'introduir canvis en l'entorn laboral.

Pas quart: implementeu millores

Ja esteu a punt per llançar el procés optimitzat. Comenceu amb una solució de prova de concepte en què un petit grup provi el procés. A continuació, utilitzeu els seus comentaris per fer evolucionar el procés en conseqüència. Aprofiteu les plantilles i els connectors precompilats de BPMS per desenvolupar interfícies d'usuari intuïtives per obtenir processos acabats d'automatitzar i implementar.

Abans de llançar formalment el procés amb l'organització més gran, implementeu plans i recursos per a la gestió de projectes i canvis. Feu una transició adequada dels equips perquè pugueu suavitzar els problemes inicials, evitar interrupcions operatives i promoure l'adopció. A més a més, finalitzeu les mètriques i utilitzeu eines d'intel·ligència empresarial (BI) per crear escriptoris digitals i generar informes que proporcionin informació en temps real o quasi en temps real.

Com a part del vostre pla de gestió del canvi, actualitzeu les funcions i les responsabilitats laborals i feu sessions de formació amb els empleats. Notifiqueu als clients i proveïdors afectats i oferiu-los assistència.

Pas cinquè: superviseu les mètriques de rendiment i feu-ne un seguiment

En aquesta fase del cicle de vida de la BPM, superviseu les dades per generar mètriques de rendiment i identificar possibles àrees en què es puguin fer més canvis. Segons els vostres objectius, podeu aprofundir en diferents aspectes de les noves eficàcies de processos, com ara:

• Un flux de treball funciona dins d'un procés.
• Un procés funciona dins de l'organització més gran.
• Un procés funciona des d'una perspectiva tècnica.

A més, parleu amb les parts interessades per obtenir més informació sobre l'estalvi de temps i costos (tant reals com potencials) i descobrir colls d'ampolla.

Utilitzeu eines del BI per generar, visualitzar i crear informes sobre mètriques, compareu les estadístiques amb els punts de referència del sector i avalueu com s'ajusten als KPI de l'organització. Un cop més, aprofiteu les solucions de BPMS per ajudar amb la col·lecció de dades i el modelatge de la simulació. Superviseu el rendiment tan sovint com sigui possible per garantir que la iniciativa de BPM continuï complint els seus objectius i ajudi en els objectius empresarials més importants de l'organització.

Pas sisè: optimitzeu en funció de la informació més recent

Els vostres esforços de supervisió i seguiment han generat una gran quantitat d'informació útil. Ara és el moment d'utilitzar aquesta informació per duplicar la millora dels processos de negoci. Mitjançant la iteració i la innovació contínues, continueu perfeccionant el procés i els seus fluxos de treball per aconseguir noves eficàcies operatives. Sovint, descobrireu oportunitats addicionals d'automatització, estandardització i integració.

L'objectiu de generar un major valor empresarial no s'acaba mai, i tampoc les activitats de supervisió i optimització de processos. Les estratègies empresarials, les condicions del mercat i els requisits normatius continuen canviant, així que cal que estigueu preparats per adaptar els processos en conseqüència.

Si les circumstàncies requereixen actualitzacions importants, comenceu el cicle de vida de la BPM de nou. A hores d'ara, l'empresa s'ha apropiat les fases de l'administració dels processos de negoci. Els líders i les parts interessades dels processos poden reunir-se per elaborar estratègies de noves iniciatives.