Què és l'administració del procés de negoci?

Descobriu els avantatges del BPM

Abans que comenceu a crear una estratègia de BPM, és important que comprengueu perquè els processos de negoci eficients són importants, els diferents tipus de processos de negoci, qui n'és responsable a la vostra empresa i quins problemes podeu solucionar amb l'ajuda de BPM.

Coneixeu els vostres processos de negoci

Un procés negoci consisteix en una sèrie de tasques repetitives que es fan de manera seqüencial per assolir un objectiu rutinari. Els processos de negoci poden tardar minuts o setmanes i inclouen activitats tan senzilles com les sol·licituds de vacances dels empleats o tan complicades com la logística de la cadena de subministrament. Els processos eficaços i eficients ajudaran a millorar la productivitat dels empleats, la implicació dels clients i qualsevol altra faceta de la vostra empresa. Si els processos són ineficients i deficients, els empleats es frustren, es generen costos innecessaris, els clients estan insatisfets i, en última instància, es produeix una pèrdua d'ingressos.

Els processos de negoci es poden dividir en tres categories principals:

• Els processos operatius fan referència als fluxos de valor empresarials bàsics i específics, com ara les comandes dels clients, la creació de comptes i l'optimització de la fabricació.
• Els processos d'administració inclouen els governs corporatius, els pressupostos i els fluxos de treball de recursos humans.
• Els processos complementaris fonamenten els processos més grans en àrees com la comptabilitat, la contractació i l'assistència tècnica.

En automatitzar tot tipus de processos de negoci, podeu millorar l'eficiència, reduir el risc i mantenir el vostre negoci més enfocat estratègicament.

Creeu el vostre equip de BPM

Els empleats que són responsables de qualsevol procés de negoci s'anomenen propietaris de processos de negoci. Com que administren un procés de manera integral, comprenen com aquest afecta els altres processos que es produeixen abans i després i com aquests l'afecten. El fet d'assignar la propietat dels processos de negoci concrets a empleats clau que treballen amb altres departaments pot afavorir encara més la comprensió i millorar el BPM a tota l'organització.

Per exemple, un equip d'èxit de BPM d'una gran empresa podria incloure totes aquestes funcions:

• Campió de processos de negoci. Un expert comprèn els avantatges de gran abast i comunica el valor del BPM a l'organització.
• Propietari del procés. Una persona o un equip que té reptes empresarials per abordar, fluxos de treball per simplificar o oportunitats per aprofitar pot proporcionar una perspectiva i aportacions clau, que resulten fonamentals per aconseguir l'aprovació dels usuaris i l'èxit del BPM.
• Director de processos de negoci. Un director lidera els esforços de BPM de tota l'organització.
• Consultor de processos de negoci. Un consultor utilitza les destreses tècniques i la seva comprensió del BPM per assessorar un director de processos de negoci.
• Administrador de projectes. Un administrador de projectes ajuda a crear i implementar el pla del projecte i administra les comunicacions, les fites, els lliuraments i els terminis de l'equip.
• Analista empresarial. Un analista assenyala les millores necessàries del procés.
• Arquitecte de solucions. Un arquitecte de solucions proporciona assistència tècnica, especialment quan es tracta d'interoperabilitat amb aplicacions de la línia de negoci existents.
• Influenciadors. Sovint, els influenciadors, que són líders entre els seus companys, adopten de manera anticipada idees, pràctiques i eines noves i les impulsen. D'aquesta manera, ajuden a millorar els processos de negoci i promouen els canvis.
• Grup d'assistència tècnica de BPM. Aquest grup està format per professionals clau de TI, responsables de planificació corporativa i altres líders que ajuden a institucionalitzar els estàndards, els mètodes, el govern i la tecnologia del BPM.

Crear una estratègia d'administració de processos de negoci

Si la vostra empresa s'enfronta a processos operatius, d'administració i d'assistència tècnica que resulten molestos, redundants, massa llargs, massa lents o massa costosos, resulta útil crear una estratègia completa de BPM. Els procediments recomanats següents us ajudaran a llançar una iniciativa de BPM i avaluar el vostre èxit:

• Obteniu suport de la direcció. Això és crític si necessiteu recursos que donin suport als vostres plans de millora del procés de negoci.
• Analitzeu i assigneu el procés específic. Utilitzeu diagrames de flux, mapes mentals o programari de mineria de processos per detectar colls d'ampolla, esforços duplicats i retards innecessaris. Demaneu l'opinió a les persones que estan més involucrades en el procés per comprendre què podeu millorar: l'aprovació dels canvis comença per elles.
• Redissenyeu el procés. Sol·liciteu aportacions a les parts interessades i assegureu-vos que tothom entengui el valor d'agilitzar el procés. Incloeu les lliçons que heu après a partir dels mapes mentals i les anàlisis. Considereu la possibilitat de realitzar una anàlisi d'impacte en el cas dels fluxos de treball crítics o complexos.
• Reuniu recursos i implementeu canvis. Recolliu els recursos que necessiteu per crear una plataforma de BPM eficaç, com ara programari d'administració de projectes, eines d'automatització de fluxos de treball i escriptoris digitals en temps real. Trieu recursos que s'ajustin al valor empresarial que voleu crear i administreu el canvi amb lliuraments i terminis específics. Si primer implementeu un projecte pilot petit, podreu resoldre errors, generar entusiasme per millorar els procediments i impulsar-ne l'adopció.
• Feu un seguiment dels processos i optimitzeu-los. Poseu-vos en contacte amb les parts interessades per fer un seguiment del funcionament dels processos nous. Prepareu-vos per afegir-hi les millores que calguin.

Crear valor del BPM

Si seguiu els procediments recomanats anteriors, creeu un equip sòlid de BPM i compreneu com podeu millorar els processos per crear més valor, l'administració de processos de negoci pot generar avantatges tangibles, com ara:

• Augment de la productivitat. Els processos més eficients creen empleats més eficients, i podeu avaluar les mètriques de rendiment mitjançant el programari d'anàlisi de la feina.
• Beneficis més ràpids. La millora dels processos de TI pot afectar la rapidesa amb què es desenvolupen i implementen les aplicacions de programari a la vostra empresa.
• Qualitat millorada. A més d'accelerar el desenvolupament, les millores en les proves poden resoldre ràpidament qualsevol problema de rendiment o seguretat, la qual cosa millora la qualitat del producte o servei.
• Augment de la satisfacció dels clients. Si solucioneu els processos d'atenció al client de la vostra empresa, podeu guanyar clients i fidelitzar-los.
• Millora de les experiències laborals dels empleats. Els processos de negoci eficients són la base de la satisfacció a la feina, ja que permeten millorar l'entusiasme i redueixen potencialment la rotació d'empleats.