Una persona que treballa amb un portàtil

Què és l'administració de processos de negoci?

Un procés negoci consisteix en una sèrie de tasques repetitives que es fan de manera seqüencial per assolir un objectiu rutinari. Els processos de negoci poden tardar minuts o setmanes i inclouen activitats tan senzilles com les sol·licituds de vacances dels empleats o tan complicades com la logística de la cadena de subministrament. Els processos eficaços i eficients ajudaran a millorar la productivitat dels empleats, la implicació dels clients i qualsevol altra faceta de la vostra empresa. Si els processos són ineficients i deficients, els empleats es frustren, es generen costos innecessaris, els clients estan insatisfets i, en última instància, es produeix una pèrdua d’ingressos.

L'administració de processos de negoci (BPM) fa referència a les iniciatives a llarg termini de la vostra empresa per analitzar, accelerar i optimitzar aquests processos, sovint mitjançant l' automatització de fluxos de treball per tal de simplificar els processos manuals i assolir objectius empresarials específics. Si automatitzeu tot tipus de tasques empresarials rutinàries (des de l'administració de fitxers fins a l’actualització de fulls de càlcul), podeu millorar l’eficiència, reduir el risc i definir una orientació més estratègica per a la vostra empresa.

Descobriu els avantatges del BPM

Abans que comenceu a crear una estratègia del BPM, és important que comprengueu els diferents tipus de processos de negoci, qui n'és responsable a la vostra empresa i quins problemes podeu solucionar amb l'ajuda del BPM.

En primer lloc, els processos de negoci es poden dividir en tres categories principals:

  • Els processos operatius fan referència als fluxos de valor empresarials bàsics i específics, com ara les comandes dels clients, la creació de comptes i l'optimització de la fabricació.

  • Els processos d'administració inclouen els governs corporatius, els pressupostos i els fluxos de treball de recursos humans.

  • Els processos complementaris fonamenten els processos més grans en àrees com la comptabilitat, la contractació i l'assistència tècnica.

Creeu el vostre equip del BPM

Els empleats que són responsables de qualsevol procés de negoci s’anomenen propietaris de processos de negoci. Com que administren un procés de manera integral, comprenen com aquest afecta els altres processos que es produeixen abans i després i com aquests l'afecten. El fet d'assignar la propietat dels processos de negoci concrets a empleats clau que treballen amb altres departaments pot afavorir encara més la comprensió i millorar el BPM a tota l'organització.

Per exemple, un equip d'èxit del BPM d'una gran empresa podria incloure totes aquestes funcions:

  • Expert en processos de negoci. Un expert comprèn els avantatges de gran abast i comunica el valor del BPM a l’organització.

  • Propietari del procés. Una persona o un equip que té reptes empresarials per abordar, fluxos de treball per simplificar o oportunitats per aprofitar pot proporcionar una perspectiva i aportacions clau, que resulten fonamentals per aconseguir l’aprovació dels usuaris i l’èxit del BPM.

  • Director de processos empresarials. Un director dirigeix els esforços del BPM a tota l'organització.

  • Consultor de processos de negoci. Un consultor utilitza les destreses tècniques i la seva comprensió del BPM per assessorar un director de processos de negoci.

  • Administrador de projectes. Un administrador de projectes ajuda a crear i implementar el pla del projecte i administra les comunicacions, les fites, els lliuraments i els terminis de l’equip.

  • Analista empresarial. Un analista assenyala les millores necessàries del procés.

  • Arquitecte de solucions. Un arquitecte de solucions proporciona assistència tècnica, especialment quan es tracta d’interoperabilitat amb aplicacions de la línia de negoci existents.

  • Influenciadors. Sovint, els influenciadors, que són líders entre els seus companys, adopten de manera anticipada idees, pràctiques i eines noves i les impulsen. D'aquesta manera, ajuden a millorar els processos de negoci i promouen els canvis.

  • Grup d'assistència tècnica del BPM. Aquest grup està format per professionals clau de TI, responsables de planificació corporativa i altres líders que ajuden a institucionalitzar els estàndards, els mètodes, el govern i la tecnologia del BPM.

Oblideu-vos de viure amb oportunitats perdudes

Traditionally, business leadership has owned BPM; they are business processes, after all. But with the advent of highly sophisticated business process management software, IT is now playing a greater role. You might find a productive balance between your technology and business requirements if you let IT deploy a self-serve, low-code workflow automation platform that business employees can use to streamline processes and solve the issues they best understand.

Automatitzeu, automatitzeu, automatitzeu

L’automatització és la base del BPM. Amb la tecnologia que hi ha disponible actualment, les empreses d'èxit han de cercar totes les oportunitats per automatitzar processos manuals repetitius i que consumeixen molt de temps. Gràcies a l’automatització de fluxos de treball, podeu agilitzar els processos de negoci, com ara l’entrada de dades, les actualitzacions de xarxes socials, l’inventari, els informes i moltes coses més. Podeu alliberar els vostres empleats de processos repetitius i rutinaris, augmentar la productivitat, reduir els costos i reduir els errors humans.

Creeu una referència cultural de desenvolupament ciutadà

You can also optimize some business processes by building mobile apps that help your employees stay more connected and efficient, transform how they get work done, and generate real-time business insights. With the right app development platform, engineers, IT specialists, and ordinary business users can build a citizen development culture and create their own low-code business solutions—without having to rely on or wait for business leadership and professional developers.

Aprofiteu al màxim totes les oportunitats

No cal que convisqueu amb processos manuals ineficients, costos addicionals i oportunitats perdudes. Amb les persones adequades en els rols adequats, una comprensió sòlida dels vostres processos i bones eines d’automatització, la vostra empresa pot utilitzar el BPM per al següent:

  • Reduïu els processos de finalització de compra en línia molestos que desanimen els clients i dificulten les vendes.
  • Automatitzeu els processos manuals que triguen i costen massa i frustren els empleats.
  • Elimineu els obstacles en els processos financers que endarrereixen els pagaments.
  • Reduïu la duplicació per tal d'evitar el malbaratament de recursos.
  • Escurceu o estandarditzeu els processos llargs o erràtics que afecten els terminis.
  • Agilitzeu la incorporació de clients ineficient que debilita les relacions.

Creeu una estratègia d'administració de processos de negoci

Si la vostra empresa s'enfronta a processos operatius, d'administració i d’assistència tècnica que resulten molestos, redundants, massa llargs, massa lents o massa costosos, resulta útil crear una estratègia completa de BPM. Els procediments recomanats següents us ajudaran a llançar una iniciativa de BPM i avaluar el vostre èxit:

  • Obteniu assistència tècnica a partir de l'administració. És fonamental si necessiteu recursos per complementar els vostres plans de millora de processos de negoci.

  • Analitzeu i assigneu el procés específic. Utilitzeu diagrames de flux, mapes mentals o programari de mineria de processos per detectar colls d’ampolla, esforços duplicats i retards innecessaris . Obteniu comentaris de les persones que estan més involucrades en el procés per comprendre què podeu millorar: l'aprovació dels canvis comença per ells.

  • Redissenyeu el procés. Sol·liciteu aportacions a les parts interessades i assegureu-vos que tothom entengui el valor d'agilitzar el procés. Incloeu les lliçons que heu après a partir dels mapes mentals i les anàlisis. Considereu la possibilitat de realitzar una anàlisi d'impacte en el cas dels fluxos de treball crítics o complexos.

  • Reuniu recursos i implementeu canvis. Recolliu els recursos que necessiteu per crear una plataforma BPM eficaç, com ara programari d'administració de projectes, eines d’automatització de fluxos de treball i escriptoris digitals en temps real. Trieu recursos que s'ajustin al valor empresarial que voleu crear i administreu el canvi amb lliuraments i terminis específics. Si primer implementeu un projecte pilot petit, podreu resoldre errors, generar entusiasme per millorar els procediments i impulsar-ne l'adopció.

  • Feu un seguiment dels processos i optimitzeu-los. Poseu-vos en contacte amb les parts interessades per fer un seguiment del funcionament dels vostres processos nous. Estigueu preparat per afegir-hi millores segons sigui necessari.

Genereu valor a partir del BPM

Si seguiu els procediments recomanats anteriors, creeu un equip sòlid de BPM i compreneu com podeu millorar els processos per crear més valor, l'administració de processos de negoci pot generar avantatges tangibles, com ara:

  • Augment de la productivitat. Els processos més eficients creen empleats més eficients, i podeu avaluar les mètriques de rendiment mitjançant el programari d’anàlisi de la feina.

  • Beneficis més ràpids. La millora dels processos de TI pot afectar la rapidesa amb què es desenvolupen i implementen les aplicacions de programari a la vostra empresa.

  • Qualitat millorada. A més d'accelerar el desenvolupament, les millores en les proves poden resoldre ràpidament qualsevol problema de rendiment o seguretat, la qual cosa millora la qualitat del producte o servei.

  • Augment de la satisfacció dels clients. Si solucioneu els processos d’atenció al client de la vostra empresa, podeu guanyar clients i fidelitzar-los.

  • Millora de les experiències laborals dels empleats. Els processos de negoci eficients són la base de la satisfacció a la feina, ja que permeten millorar l'entusiasme i redueixen potencialment la rotació d'empleats.

Comenceu a optimitzar els processos de negoci ara

Totes les empreses s’esforcen per millorar els processos i realitzar-los més ràpidament i amb més intel·ligència. La combinació d’una estratègia completa de BPM amb el programari d’automatització de fluxos de treball adequat us pot ajudar a assolir aquests objectius.

El Microsoft Power Automate és una solució d'optimització de fluxos de treball fàcil d'utilitzar que pot permetre als vostres empleats agilitzar les ineficiències quotidianes per obtenir un impacte global a l'empresa.