Una persona amb paperassa en una mà mentre mira una tauleta

6 avantatges de l'automatització de processos de negoci

Amb l'automatització de processos de negoci (BPA), la vostra empresa pot obtenir molts beneficis immediats i a llarg termini mitjançant l'automatització de les operacions diàries, la qual cosa augmenta la seva competitivitat global.

Què és l'automatització de processos de negoci?

A mesura que la vostra empresa segueix processant grans quantitats de dades i abordant moltes tasques cada dia, pot resultar més difícil per als membres de l'equip reduir els marges d'error i retards i millorar els sistemes ineficients. L'automatització de processos de negoci us permet crear, administrar i optimitzar fluxos de treball que augmenten l'eficàcia i la productivitat de l'organització.

L'automatització de processos de negoci és l'automatització de processos diaris i repetibles que, normalment, es completen mitjançant configuracions manuals. Des de fluxos de treball de diversos nivells fins a respostes senzilles als clients, la BPA us ofereix la possibilitat de completar treballs repetitius i convertir-los en processos sense paper d'una manera ràpida i eficient. Això significa automatitzar feines que impliquen una quantitat excessiva de dades i documentació sense processar en relació, per exemple, amb el desenvolupament de productes, les vendes, els recursos humans i molt més. Utilitzar programari d'administració de processos de negoci (BPMS) ajuda a administrar tots els nous fluxos de treball creats a partir de la nova automatització de processos de negoci per tal de afavorir, administrar i optimitzar l'eficàcia i l'eficiència de l'organització.

Avantatges d'implementar una solució de BPA

Un cop hàgiu entès quins processos es poden automatitzar i quins no, a més de com crear un flux de treball dinàmic per al vostre equip, podeu aprofitar el que us ofereix el programari d'automatització de processos de negoci. Aquests són els sis principals avantatges que pot obtenir la vostra organització per automatitzar els processos de negoci:

  1. Millora de l'eficiència i la productivitat. En afegir una nova solució d'automatització que elimina les possibilitats d'errors, el vostre negoci es simplifica instantàniament i té menys errors. En eliminar els processos manuals difícils i complicats que realitza el vostre equip diàriament, elimineu les tasques que representen un coll d'ampolla i accelereu processos de negoci de més alt nivell entre les unitats de negoci, els membres de l'equip i tots els membres de la vostra organització.
  2. Reducció de temps i costos. L'automatització ajuda la vostra empresa a reduir costos i augmentar la rendibilitat, especialment en els equips que treballen en responsabilitats amb processos manuals en paper. Com que automatitzar els processos accelera les vostres operacions internes, és fàcil estalviar temps i diners en els recursos necessaris per completar aquests processos i podeu encarregar tasques als empleats que abans tenien assignats esforços manuals perquè treballin en qüestions més importants.
  3. Administració de dades i documents senzilla. Quan s'utilitzen processos manuals, és fàcil que els empleats perdin el control de les comunicacions escrites, els fulls de càlcul i altres documents, ja siguin impresos o enviats per correu electrònic. A més, haver de moure informació o calcular d'una font de dades a la següent representa més possibilitats d'errors humans, així com més temps de dedicació. L'automatització de processos significa que tots els vostres documents i dades s'allotgen en una única ubicació, de manera que se simplifica l'administració de documents perquè la seva organització i recuperació sigui senzilla.
  4. Visibilitat i transparència. No haureu de proporcionar assistència addicional al vostre equip, ja que les solucions d'automatització ajuden a garantir que es compleixen les pràctiques recomanades i que s'aplica el govern. Mitjançant les funcions de recopilació de dades, informes i anàlisi, podreu veure escriptoris digitals de dades que ofereixen visibilitat i transparència en l'objecte de treball actual de tothom perquè pugueu prendre decisions més informades.
  5. Estandardització dels processos i conformitat. Els processos d'automatització tenen directrius estrictes sobre qui pot fer canvis o actualitzar documents, però és possible que els membres de l'equip no sempre les segueixin. Amb la BPA, no us haureu de preocupar pels passos perduts perquè el procés ja està integrat al sistema. Podeu crear una automatització del flux de treball digital eficient que garanteixi que la informació adequada s'envia a la persona adequada en el moment adequat. Això també significa que les empreses podran fer un seguiment de qui utilitza quines dades sense problemes, mitjançant registres de noms, dates i detalls de les tasques. La documentació d'aquesta informació també us ajuda per a la traçabilitat en auditories i per demostrar la conformitat.
  6. Més satisfacció d'empleats i clients. Afegir una solució automatitzada al vostre procés permetrà que els empleats puguin complir fàcilment sense errors moltes de les responsabilitats del seu dia a dia i el vostre equip serà molt més feliç. L'automatització proporciona un entorn lliure de friccions en què els empleats poden prosperar. Les aprovacions dels gerents són més ràpides, la qual cosa significa que els vostres empleats poden centrar-se en projectes més importants que motivin i innovin les decisions empresarials. A més, també tindreu clients més feliços. Com que els vostres clients rebran dades més precises i coherents, estaran més satisfets amb el producte final o els resultats.

Comenceu a simplificar amb el Microsoft Power Automate

En adoptar una nova automatització de processos, podreu simplificar la vostra feina i fer que sigui rendible i menys susceptible a errors. Tot i que la BPA serveix com un enfocament holístic per optimitzar els processos de negoci, afegir programari com una eina d' automatització robòtica dels processos ajuda a automatitzar les tasques basades en regles que normalment són necessàries al començament d'un procés.

La clau per equilibrar la BPA i l'RPA és trobar una solució a la qual vós, el vostre equip i la vostra organització pugueu adaptar-vos fàcilment sense interrompre les estratègies comercials actuals. El Power Automate crea automatitzacions de fluxos de treball escalables que permeten estalviar temps i que poden fer front a totes les vostres feines individuals, la qual cosa us permet completar moltes tasques tedioses en poc temps.