Човек, който прави презентация

Как да постигнете повече с помощта на автоматизацията на работен поток

От персонала за поддръжка на клиенти до изпълнителните директори, почти всички професионалисти в бизнеса прекарват твърде голяма част от работните си дни, понякога дори половината от тях, в непродуктивни, излишни ръчни процеси, които могат да бъдат автоматизирани. Рутинните, отнемащи време задачи, правят служителите на всяко ниво по-малко ефективни, но интелигентният бизнес използва автоматизация на работен поток, за да помогне на всички да работят по-ефективно.

Автоматизацията на работен поток е сърцевината на съвременното управление на бизнеса и се подхранва от непрекъснато подобряване на технологиите и бързи иновации. Тъй като все повече фирми започват да въвеждат автоматизацията в своите бизнес процеси и да осъзнават нейните предимства, пазарът за автоматизация на работен поток само ще расте. Тъй като технологията става все по-разпространена и усъвършенствана, все повече бизнеси ще използват автоматизация на работен поток, за да създават рационализирани, ефективни начини на работа, с което ще променят множество отрасли и ще създадат конкурентни предимства на своите пазари.

Какво представлява автоматизацията на работен поток?

С помощта на софтуера за автоматизация на работен поток, който е подходящ за вашия бизнес, можете да замените ръчните процеси, като въвеждане на данни, актуализации в социалните мрежи и отговори по имейл, с рационализирани, автоматизирани работни процеси, които спестяват време, намаляват грешките, така че да отделяте по-малко време за коригиране на грешки и да помогнете на служителите си да се съсредоточат върху по-стратегическа и значителна работа.

С помощта на автоматизацията на работен поток дори ще дигитализирате и оптимизирате базираното на хартия бизнес процеси, като поръчване на инвентар или отговори на искания за одобрения. Навсякъде, където вашият бизнес се сблъсква с повтарящи се ръчни задачи, можете да използвате автоматизация на работен поток, за да постигнете по-успешен процес.

Ефективна автоматизация на работен поток в пет лесни стъпки

С подходящия софтуер автоматизирането на ръчните процеси може да бъде лесно и изключително полезно. За да елиминирате ефективно неефективните, ръчни задачи и да трансформирате начина, по който работи вашият бизнес, трябва да знаете кои процеси ви забавят, да разберете опциите за автоматизация, да управлявате въвеждането, да осигурите обучение и да измервате успеха си.

Използвайте тези пет лесни стъпки, за да автоматизирате работните си потоци:

  1. Изберете своите процеси. Определете процедурите, които са неефективни, прекалено сложни или прекалено скъпи, след което ги класирайте и изберете най-добрите си кандидати за автоматизация.
  2. Направете своето проучване. Как други организации автоматизират подобни процеси? Помислете за избора си за изграждане и внедряване на автоматизирани работни процеси – ИТ специалисти ли ще извикате, или разработчици аматьори във фирмата ви могат да използват инструмент за автоматизация на работното място с малко код, за да изградят свои мощни автоматизирани работни потоци?
  3. Управлявайте промяната и стимулирайте приемането. След стартирането на новите ви работни процеси е важно да се уверите, че те са приети в цялата фирма – колкото повече хора използват автоматизирани работни потоци, толкова по-ефективни ще бъдат те.
  4. Комуникирайте и обучавайте служителите си. Уверете се, че всички знаят, че съществуват нови инструменти, които да улеснят техния трудов живот. Осигурете необходимата документация и обучение за улесняване на приемането.
  5. Оценете и прецизирайте. Веднага започнете да измервате успеха на новите си процеси. Чрез проследяване на предварително определени ключови показатели за ефективност, ефективността на автоматизираните работни потоци ще стане ясна и ще можете да направите подходящи корекции.

Осигурете превъзходство с помощта на софтуера за автоматизация на работен поток

След като вече знаете какво представлява автоматизацията на работен поток, обмислете начините за нейното постигане и стойността, която ще ви помогне да генерирате. Най-лесният начин да въведете автоматизация на работен поток в своя бизнес, е чрез софтуер за автоматизация на работен процес или услуга за автоматизация на работен процес в облак.

Власт в ръцете на правилните хора

Тези технологии ви дават силата да развивате иновативни работни потоци в ръцете на хората, които познават вашия бизнес най-добре: вашите служители, които изпробват от първа ръка процесите, които могат да бъдат ускорени и подобрени с помощта на автоматизация. Не е нужно да е трудно. В повечето бизнеси почти всеки служител може да бъде разработчик аматьор, използващ технология за автоматизация с малко код или без код за създаване на мощни работни потоци.

Важно е да се търси решение за автоматизация на работен поток, който е иновативен, лесен за използване и гъвкав. В идеалния случай искате технология с предварително изградени конектори, която ви позволява да включвате редица приложения във вашите работни потоци.

Друг начин за оптимизиране на бизнес процесите е използването на технология за разработка на приложения с малко код, което да помогне на инженери, обикновени бизнес потребители или ръководители на фирми създайте мобилните приложения, от които те се нуждаят да поддържат връзка, да работят продуктивно и да посрещат възможностите, без да се налага да разчитат на професионални разработчици.

Работни потоци в облака

Имайте предвид, че базираните на облак инструменти за автоматизация предлагат предимства пред техните локални аналози, включително подобрена мащабируемост и висока степен на сигурност. Също така софтуерът за автоматизация на работен поток трябва да работи съвместно със съществуващите инструменти за бизнес анализ във вашата фирма, което улеснява проследяването на ефективността на автоматизираните работни потоци.

И накрая, софтуерът за автоматизация на работен процес с мобилни възможности ще позволи на служителите сигурно да автоматизират работните потоци от всяко място и по всяко време.

Как работи

С помощта на автоматизацията на работен поток потребителите настройват активатор на поредица от действия. Когато например се наема нов служител, може да се създаде автоматизиран работен поток, който незабавно да изпрати на този служител приветствен имейл и да го поведе през процеса на попълване на правилните документи за новата длъжност.

Потребителите определят поредицата от задачи, които са необходими за завършване на общи бизнес процеси. След дефиницията автоматизираният работен поток ще изпълнява възложените действия, когато сработи посоченият активатор.

Открийте по-добри начини за работа

Дайте възможност на всички да създават автоматизирани решения, за да могат да се възползват максимално от работния си ден, с помощта на Microsoft Power Automate. Впрегнете потоците – това, което Power Automate нарича автоматизация на работен поток – за да започне да помагате на всеки служител да се освободи от повтарящи се, отнемащи време задачи и да създава по-стратегическо и динамично работно място.