Как да постигнете повече с помощта на автоматизацията на работни потоци

Какво представлява автоматизацията на работните потоци?

Навсякъде, където бизнесът ви се сблъсква с повтарящи се ръчни задачи, можете да използвате автоматизация на работните потоци. Това е процесът на използване на базирана на правила логика за елиминиране на ръчните процеси, необходими за изпълнение на дадена задача. В допълнение към дигитализирането и оптимизирането на базираните на хартия бизнес процеси рационализирането на работните ви потоци може да спести време при изпълнението на задачи, да намали грешките и да помогне на служителите да се съсредоточат върху по-стратегическа и значима работа.

Автоматизацията на работните потоци е в основата на съвременното управление на бизнеса. Все повече фирми започват да въвеждат автоматизация в своите бизнес процеси и да осъзнават нейните предимства и заедно с това пазарът за автоматизация на работните потоци само ще се увеличава. Навлизането на все по-усъвършенствани технологии означава, че все повече бизнеси ще използват автоматизация, за да създават рационализирани, ефективни начини на работа, с което ще променят множество отрасли и ще създадат конкурентни предимства на своите пазари.

Ефективна автоматизация на работните потоци в пет лесни стъпки

С подходящия софтуер автоматизирането на ръчните процеси може да бъде лесно и изключително полезно. За да елиминирате неефективните ръчни задачи и да промените начина на работа на бизнеса си, трябва да знаете кои процеси ви забавят.

Използвайте тези пет лесни стъпки, за да автоматизирате работните си потоци:

1. Изберете процесите. Определете процесите, които са неефективни, прекалено сложни или твърде скъпи, след което ги класирайте и изберете водещите кандидати за автоматизация.
2. Направете предварително проучване. По какъв начин други организации са автоматизирали подобни процеси? Разгледайте възможностите си за съставяне и внедряване на автоматизирани работни потоци – ще потърсите ИТ специалисти или разработчиците аматьори във фирмата ви ще могат да използват инструмент за автоматизация на работното място с малко писане на код, за да съставят свои собствени мощни автоматизирани работни потоци?
3. Управлявайте промяната и стимулирайте приемането. След като стартирате новите си автоматизирани работни потоци, е важно да се уверите, че са приети в цялата фирма – колкото повече хора ги използват, толкова по-ефективни ще бъдат те.
4. Информирайте служителите си и ги обучавайте. Уверете се, че всички знаят, че има нови инструменти, които да улеснят работата им. Осигурете нужната документация и обучение за по-лесно приемане.
5. Оценявайте и усъвършенствайте. Незабавно започнете да измервате успеха на новите процеси. Като следите предварително определени водещи показатели на представянето (KPI), ще разберете каква е ефективността на новите автоматизирани работни потоци и ще можете да извършите подходящите корекции.

Дайте възможности на активните служители с помощта на софтуер за автоматизация на работните потоци

След като вече знаете какво представлява автоматизацията на работните потоци, обмислете как бихте могли да я постигнете и стойността, която ще ви помогне да генерирате. Най-лесният начин да въведете такава автоматизация в бизнеса си е чрез софтуер за автоматизация на работните потоци или базирана на облак услуга за такава автоматизация.

Възможности за правилните хора

Тези технологии дават възможност за разработване на иновативни работни потоци на хората, които най-добре познават вашия бизнес: вашите служители, които непосредствено работят с процесите, които могат да бъдат ускорени и подобрени с автоматизация. Не е задължително това да е трудно. В повечето бизнеси почти всеки служител може да използва технология за автоматизация с малко писане на код или без код, за да създаде работни потоци с големи възможности.

Важно е да търсите решение за автоматизация на работните потоци , което е интуитивно, лесно за използване и гъвкаво. В идеалния случай искате технология с предварително създадени конектори, която ви позволява да включите в работните си потоци разнообразни приложения. Друг начин за оптимизиране на бизнес процесите е чрез използване на технология за разработка на приложения с малко писане на код, която да помогне на инженерите, обикновените бизнес потребители или ръководителите във фирмата да създадат мобилните приложения, от които се нуждаят , за да поддържат връзка, да работят продуктивно и да се възползват от възможностите – без да се налага да разчитате на професионални разработчици.

Работни потоци в облака

Имайте предвид, че инструментите за автоматизация, базирани на облак, имат предимства пред локалните си аналози, включително подобрена мащабируемост и висока степен на сигурност. Освен това софтуерът за автоматизация на работните потоци трябва да работи във връзка със съществуващите инструменти за бизнес анализ във фирмата ви, което улеснява наблюдението на ефективността на автоматизираните работни потоци

И накрая, софтуерът за автоматизация на работните потоци с мобилни възможности ще позволи на служителите по защитен начин да автоматизират работните потоци от всяко място и по всяко време.

Начин на работа

При автоматизацията на работните потоци потребителите задават активатор за поредица от действия. Например може да се създаде автоматизиран работен процес, който се задейства при наемането на нов служител и незабавно му изпраща имейл за добре дошли и го напътства в процеса на попълване на документите за новоназначен служител.

Потребителите дефинират поредицата от задачи, които са необходими за изпълнение на обичайни бизнес процеси. След като бъдат дефинирани, автоматизираният работен поток ще изпълнява присвоените действия, когато се задейства посоченият активатор.