Какво представляват инструментите за автоматизацията на работни потоци?

Определение за софтуер за автоматизация на работни потоци

Софтуерът за автоматизация на работни потоци рационализира традиционно ръчните и досадни задачи, за да помогне на бизнеса да спести време, да намали риска от човешки грешки и да повиши производителността на работното място. Като автоматизира процесите, той позволява на екипите да се съсредоточат върху проекти с по-голямо въздействие, вместо върху повтарящи се задачи и дава видимост на работните процеси, за да помогне да се идентифицират области с възможности.

Автоматизация на работни потоци помага на предприятията да прецизират процесите си по няколко начина, като:

• Автоматизиране и задействане на задачи.
• Подобряване на ефективността и производителността.
• Идентифициране на области за подобряване на процесите.
• Управление на работните потоци и наблюдение на производителността.
• Настройване на напомняния.
• Поддържане на синхрон между екипите.
• Събиране на полезни аналитични данни.
• Оптимизиране на използването на ресурсите.

Софтуерът за автоматизация на работни потоци работи с източници на данни и набор от правила за манипулиране на тези данни, като имитира човешки интелект. Тези инструменти за работни потоци обикновено следват принципа „ако/тогава“, като работят по правилото „ако се случи А, тогава направи Б“. Тази логическа система, базирана на правила, очертава действията, които трябва да последват дадено събитие – което спестява време и пари и намалява риска от човешки грешки.

Типове инструменти за автоматизация на работни потоци

Инструментите за автоматизация на работни потоци са предназначени за намаляване на натовареността и оптимизиране на процесите – от въвеждането на данни до подхранването на клиенти и счетоводството. Това помага за максимално използване на времето и ресурсите на фирмата, като позволява на служителите да се съсредоточат върху проекти с по-голямо въздействие, които често изискват повече решаване на проблеми и творческо мислене – нещо, което дори най-добрият софтуер за автоматизация на работния процес няма да може да замени.

Софтуерът за автоматизация на работни потоци е ключов елемент на управление на бизнес процеси (BPM) и има няколко инструмента за оптимизиране на основните функции в организацията и рационализиране на ръчните задачи. Някои видове инструменти за автоматизация на работни потоци включват:

Управление на проекти

Може би най-разпознаваемият тип инструмент за автоматизация на работни потоци, приложенията за управление на проекти помагат да се свържат хора, данни и други активи, за да се оптимизират процесите. Тези видове инструменти подобряват сътрудничеството и помагат да се определи, управлява и подобри изпълнението на работата в множество екипи. Чрез поддържане на висока видимост на проекта и отворена комуникация, процесите в крайна сметка протичат по-гладко и ефективно.

Продажби и маркетинг

Инструментите за работни потоци в продажбите и маркетинга улесняват управлението на данни от потенциални клиенти и клиенти. Най-добрите приложения използват вградени анализи, за да намерят неефективност и да ускорят процесите в множество канали – от имейл и SMS до социални мрежи. Тези инструменти за автоматизация не просто повтарят една и съща задача всеки път; всъщност много от тях създават работни потоци за изпращане на персонализирано маркетингово съдържание въз основа на поведението на клиентите.

Обслужване на клиенти

Инструментите за работни потоци в обслужването на клиенти помагат за автоматично разпределяне на билети към агенти, изпращане на автоматични отговори на често задавани въпроси и автоматично маркиране на билети въз основа на подадения въпрос. С помощта на автоматизацията на работния процес за обслужване на клиенти фирмите могат да решават по-бързо повече проблеми на клиентите, като освобождават живи агенти за по-сложни въпроси.

Финанси

Инструментите за автоматизация на работни потоци във финансите помагат на фирмите да поддържат финансовите процеси организирани, съвместими и последователни. Тези видове работни потоци могат да помогнат при ежедневните операции, като одобряване на бюджета, фактуриране, заявки за покупки и разходи и счетоводни записи.

Човешки ресурси

Инструментите за работни потоци в областта на човешките ресурси помагат да се автоматизира документацията и да се намали административният надзор, като се намали рискът от грешки и се осигури по-добра подкрепа на служителите. Тези видове инструменти могат да помогнат при управлението на нови служители, работното време, обявите за работа и заявките за отпуск, което дава на специалистите по човешки ресурси повече време да се съсредоточат върху задачи с висока стойност.

Как автоматизацията на работни потоци е от полза за вашата организация?

Независимо дали искате да автоматизирате процесите в областта на финансите, маркетинга или ИТ, софтуерът за автоматизация на работните процеси облекчава тежестта на ръчните задачи и спестява на бизнеса значително време, ресурси и пари. Тези инструменти за работни потоци не само ускоряват процесите за вашия екип, но също така помагат да се освободи време за най-важната работа и да се направлява вземането на бъдещи решения - работа като част от по-голямо софтуер за управление на бизнес процесирешение.

Предимства на инструментите за автоматизация на работни потоци

1. По-малко грешки

   Ръчното въвеждане на данни е досадно и дава възможност за малки човешки грешки, които могат да окажат голямо влияние върху вашата организация – от счетоводни неточности до некоректни фактури. От друга страна, софтуерът за работни потоци използва централизирани данни в реално време за изпълнение на административни задачи, като намалява риска от скъпоструващи грешки.

2. Опростени процеси

   Инструментите за автоматизация на работни потоци увеличават видимостта на процесите, намаляват тесните места и поддържат проектите в правилната посока. Тъй като задачите за възлагане и последващи действия могат да се възлагат автоматично, изпълнението се проследява и управлява по-лесно – което свежда до минимум забавянията в процеса.

3. Подобрена производителност

   Когато досадните и ръчни задачи се автоматизират, екипите разполагат с повече време и ресурси, за да се съсредоточат върху проекти с по-голямо въздействие. Много приложения за автоматизация на работни потоци подобряват и цялостното сътрудничество – така че се губи по-малко време за проследяване на информация, търсене на одобрения или проследяване на обратна комуникация.

4. По-добра комуникация

   Ясно разработените работни потоци и автоматизираните известия помагат на служителите да останат на една и съща страница и да разберат ролята си в проекта. Освен това улесняват междуфункционалното сътрудничество и подобряват отчетността на задачите, като гарантират, че всички работят за една и съща цел.

5. Задълбочени аналитични данни

   Отчитането в реално време с по-добра визуализация е ключово предимство на автоматизацията на работния поток. Използването на анализ на данни за процесите означава, че организациите могат да улавят показатели за ефективност, да идентифицират области с възможности и да вземат по-информирани решения за своите операции.

Как да изберете най-добрите инструменти за автоматизация на работни потоци за нуждите на вашия бизнес

Когато избирате най-добрия инструмент за автоматизация на работния процес за вашата организация, е важно първо да анализирате текущите си процеси, да определите тесните места и да разберете кои екипи ще използват инструментите. След като разберете по-добре бизнес нуждите си, търсете следните характеристики, докато сравнявате различните решения:

• Удобен за потребителя интерфейс и лесна навигация.
• AI и машинно обучение за интелигентна обработка на документи (IDP).
• Безпроблемна интеграция с инструменти на трети страни и приложения, които използвате всеки ден.
• Работни потоци с възможност за персонализиране.
• Оперативност в облака.
• Анализ на данни и отчитане в реално време.
• Повишена сигурност и защита на данните.
• Мащабируемост за развиващите се бизнес нужди.

Примери за налични за използване инструменти за автоматизацията на работни потоци

Времето, прекарано в прости процеси, като отговаряне на имейли, създаване на задачи или копиране на данни от един източник в друг, може бързо да се увеличи. Но чрез създаването на автоматизирани работни потоци предприятията могат драстично да повишат ефективността и да добавят стойност към основните операции – от маркетинга и финансите до човешките ресурси.

Някои примери за автоматизацията на работни потоци в действие включват:

• Изпращане на автоматични последващи действия и отговори, след като клиентът е попълнил формуляр за контакт.
• Изпращане на последователности от имейли за стимулиране на търсенето след задействано събитие.
• Автоматично фактуриране на клиентите за месечни плащания.
• Създаване на SLA за осигуряване на навременни отговори на спешни въпроси.
• Възстановяване на разходите на служителите.
• Изпращане на напомняния за крайни срокове и одобрения.
• Автоматично възлагане на задачи и проекти на членовете на екипа.
• Въвеждане на нови служители.
• Одобряване на молби за отпуск.