Защо фирмите приемат с радост инструментите за RPA

Какво представлява инструментът за RPA?

Роботизирана автоматизация на процеси (RPA) използва софтуерни ботове за емулиране на взаимодействието на човека с графичен потребителски интерфейс (GUI) с цел автоматизиране на повтарящи се и ръчни задачи, спестявайки на фирмите време, усилия и главоболия. Инструментът за RPA е софтуер за дефиниране на работни потоци и конфигуриране на ботове за изпълнение на определени задачи в логическа последователност. Роботът може да изпълнява всеки многоетапен процес в GUI по-бързо и без грешки. Затова инструментът за роботизирана автоматизация на процеси ви помага да ускорите ръчните работни потоци, податливи на грешки, така че служителите да могат да работят върху по-важни задачи.

Вашият отдел по човешки ресурси например може да внедри инструмент за RPA, за да автоматизира начина, по който обработва заявките за отпуск. Вместо служител да отдели пет минути за обработка на всяка заявка, RPA бот може да извлече данните от фирмената система за планиране на корпоративни ресурси и да обработи заявката по-бързо в друга система – дори и тези, които нямат API – при това без грешки.

Ботовете, които инструментът за роботизирана автоматизация на процеси създава, могат да изпълняват възложени действия и да взаимодействат с други системи чрез копиране на информация от цифрови дисплеи (изстъргване на екрана) или чрез използване на API. Вашият бизнес може например да използва RPA инструмент за създаване на ботове, които влизат в приложения, манипулират файлове и папки, копират и поставят съдържание, попълват формуляри, работят със структурирани данни и дори взаимодействат с други приложения.

Ползите от приемането на инструментите за RPA

Всяка организация, която използва инструмент за RPA, може да очаква някои или всички от следните предимства:

• По-добро използване на човешките ресурси. RPA освобождава служителите от повтарящи се задачи с ниска стойност, като въвеждане на данни, така че те да могат да се съсредоточат върху работа, която носи по-голяма стойност за бизнеса.
• Подобрени контактни точки на клиента. Когато RPA се използва за ускоряване на процесите, насочени към клиентите, добавената ефективност подобрява клиентското изживяване и стимулира лоялността.
• По-ниски разходи. Ботовете на RPA изпълняват работата на хората за малка част от цената.
• Подобрена аналитичност за разбиране на управлението на работен поток. Всеки бот генерира регистрационен файл за своите дейности, така че да можете да наблюдавате колко ефективно изпълнява функциите си.
• Подобрена мащабируемост. Просто не е възможно да се мащабира екип от служители по начина, по който можете да мащабирате обхвата на група автоматизирани ботове. Като използват софтуера за RPA, ботовете могат лесно да бъдат дублирани и програмирани, за да изпълняват подобен, но малко по-различен набор от процедури.
• По-добра защита. Ботовете на RPA никога не забравят да излязат. Те също могат да бъдат настроени на „изчакване“, така че вашите системи да са недостъпни, когато трябва, с което се намаляват уязвимостите, които могат да се използват от злонамерени хакери.

Как се сравняват инструментите за RPA с други решения за автоматизация на процесите?

За да разберете предимството на RPA инструментите в сравнение с други решения за автоматизация на работния процес, е полезно да разберете разликата между автоматизация и RPA. Автоматизация на работен поток използва технология за намаляване на ръчните стъпки в бизнес процеса, но все пак изисква човек да завърши процеса. Инструментите на RPA създават роботи, които да работят чрез ГПИ, така че да не е необходима човешка намеса. Това могат да бъдат процеси с надзор, при които хората все още трябва да инициират задачите, или без надзор, които са напълно автоматизирани.

Инструментите за RPA изискват малко или никакво кодиране и тъй като ботовете използват същата инфраструктура и решения, които използват служителите, не е нужно да променяте основната си архитектура. Бизнес потребителите управляват RPA решения. Всъщност някои RPA решения са предназначени за разработчици аматьори – служители без техническо обучение – които могат да автоматизират ръчните процеси, с които работят всеки ден. С минимално или никакво участие на ИТ можете да оптимизирате операциите и да подобрите удовлетвореността на служителите, без да плащате разходите за традиционното развитие.

RPA се различава от традиционните инструменти за автоматизация на процесите и по следните начини:

• Традиционните процеси на автоматизация могат да изискват промяна на част или на цялата технологична инфраструктура. Ботовете на RPA работят в ГПИ и взаимодействат с други системи по същия начин като хората.
• Ботовете на RPA са достатъчно гъвкави, за да автоматизират процесите за множество приложения.
• Тъй като ботовете на RPA са предназначени за повтарящи се, общи процеси като въвеждане на данни, те са мащабируеми и се надграждат по-лесно от решение за работен поток, което е проектирано за един процес.

Докато софтуерът за RPA създава стойност чрез подобряване на ефективността на повтарящи се, базирани на правила работни потоци, някои процеси е най-добре да бъдат оставени на вашите служители. По принцип процесите, които използват много неструктурирани данни или графична информация и зависят от бързо променящи се параметри, е най-добре да бъдат оставени на управлението на вашите творчески служители.

Ролята на RPA днес и утре

В момента софтуерът за RPA печели много внимание, тъй като фирмите се обучават да го използват и наблюдават от първа ръка предимствата, които предлага, като спестяване на време и разходи. Но както всички технологии, RPA ще стане по-усъвършенствана и ще се променя, когато бизнесът се променя. Ето няколко прогнози за начините, по които инструментите за RPA могат да се развият:

• По-дълбока интеграция с AI. С напредването на RPA бизнесът вероятно ще открие нови начини да обвърже технологията с технология от следващо ниво, като AI, машинно обучение или дори Интернет на нещата (IoT) – а някои компании вече са го направили. Хиперавтоматизацията или интелигентната автоматизация разширява видовете задачи, които инструментите за RPA могат да изпълняват, и им дава властта да автоматизират различни сложни задачи.
• По-сложни автоматизации. Бизнесът използва RPA за автоматизиране на всякакви обикновени задачи, но обединяването му с AI и машинно обучение ще отключи цял нов набор от задачи, които може да рационализира. Към момента например бизнесът може да използва RPA инструменти за дигитализиране на документи, но инструментите за RPA с AI ще могат и да разберат съдържанието на документите и да го класифицират ефективно, без грешки.
• По-евтини и по-достъпни. Когато инструментите за RPA излязоха на пазара, те бяха по-трудни за намиране и скъпи. Но тъй като търсенето на софтуер за RPA се е увеличило, сега се предлага от повече фирми. С повече налични опции цените вероятно ще паднат и функциите ще станат по-конкурентни.

Основни функционалности на софтуера за RPA

В днешно време на пазара се предлагат много инструменти за RPA, всички с различни функции. Но това са основните функции, които добрият софтуер за RPA трябва да предлага като минимум:

• Оперативна съвместимост. Вашият софтуер за RPA трябва да работи със съществуващите ви настолни приложения, уеб приложения и други основни софтуерни приложения. Той също така трябва да може да се свързва със системни API и да чете/пише в бази данни.
• Увеличаване на данни. Вашият софтуер трябва да може да извлича данни от уеб сайтове и социални мрежи.
• Обработка на различни типове данни. Важно е вашият софтуер да може да извлича и въвежда данни, да комбинира данни от множество източници и да следва условни изявления, като „Ако/в противен случай“.
• Интерфейси за програмиране. Програмируемият интерфейс е важен. Софтуерът за RPA може да предостави интелигентни или познавателни възможности за конфигуриране на ботове за вземане на решения, като помага на вашия бизнес да работи по-ефективно. Ботовете могат например да помогнат да отговорят на билетите за ИТ поддръжка, с което да освободят ИТ екипа от известна административна тежест, за да може да се съсредоточи върху други инициативи. Някои софтуерни опции дори предоставят методи без код за програмиране на ботове, но всички RPA инструменти трябва да могат да взаимодействат с различни видове приложения, имейли, файлове и папки.

Избор на софтуер за RPA и работа с него

Когато започнете да оценявате наличните инструменти за RPA, имайте предвид какви процеси планирате да автоматизирате. Във всеки инструмент за роботизирана автоматизация на процеси са вградени различни контроли и команди, които диктуват неговите възможности, така че се уверете, че те отговарят на вашите цели за автоматизация на работен поток. Също така, опитайте се да намерите компоненти за многократна употреба и се уверете, че вашите ботове могат лесно да функционират във вашите съществуващи системи.

Вземете предвид следните критерии, когато избирате подходящия софтуер за RPA за вашата организация:

• Лесен за използване. Софтуерът за RPA трябва да бъде достатъчно лесен за някого с ограничени умения за програмиране да изгради автоматизацията и след това да конфигурира работен поток в RPA софтуера. Има дори някои предложения за RPA с малко код, които разработчици аматьори без ИТ умения могат да използват за автоматизиране на работните си процеси. Какъвто и софтуер да изберете, трябва да предлага вградени, разширяеми команди, съветници и графични интерфейси.
• Гъвкав. Софтуерът трябва да ви позволява да конфигурирате персонализирани функции, без да се налага да плащате на продавача допълнително за персонализиране. Той също така трябва да може да обработва различни случаи на употреба и различни количества данни, като същевременно поддържа постоянна производителност.
• Мащабируем. Софтуерът за RPA трябва да се мащабира бързо, за да отговори на оперативните изисквания на вашия бизнес и да приспособява актуализациите. Софтуерът също така трябва да може да изпълнява множество ботове и множество работни потоци.

Как отраслите използват софтуер за RPA

Всички видове бизнес са намерили начин да се възползват от софтуера за RPA. Отрасли, като например здравеопазването, могат да използват RPA, за да записват срещи, да извършват въвеждане на данни за пациенти, да обработват искове и да управляват фактурирането. Ето как други отрасли използват инструментите за RPA, за да трансформират своите процеси:

• Търговия на дребно. Актуализиране на поръчки, доставка на продукти и проследяване на пратки.
• Телекомуникации. Мониторинг, управление на данни за измами и актуализиране на клиентски данни.
• Банкиране. Подобряване на ефективността на работата, точността на данните и защитата.
• Застраховка. Управление на работните процеси, въвеждане на клиентски данни и подпомагане на стартирането на приложения.
• Производство. Помощ при процесите на веригата за доставки, фактуриране на материали, обслужване и поддръжка на клиенти и администриране.

Ограниченията на инструментите за RPA

Софтуерът за RPA предлага много предимства, но не може да направи всичко. Докато технологията се разраства, тя все още функционира най-добре като част от мрежа от други технологии; все още не е всеобхватно решение, което може да разреши всяко оперативно предизвикателство.

Засега RPA е технология, основана на правила, която работи най-добре със структурирани данни или информация, която следва предварително определен модел на данни. За да работи успешно, трябва да програмирате ботовете да правят това, което искате от тях, и те ще работят само в рамките на тези параметри. Освен ако не използвате AI или технологии за машинно обучение, вашето RPA решение е способно да спазва само зададените от вас правила, а не да разбира или интерпретира съдържанието, до което има достъп.

За да може инструмент за RPA да обработва информация от фактури или други документи, всички документи трябва да бъдат в еднакъв формат. Инструментът не може да обработва файлове, които се отклоняват от формата. Поради тази причина инструментите за RPA не са подходящи за неструктурирани данни или информация, която не следва предварително определен модел на данни.

Освен това инструментите за RPA не се учат и не се адаптират. Ако бизнес процесите ви се променят, ще трябва да препрограмирате ботовете си, за да работят с новите процеси, което може да отнеме време. И ако вашият инструмент за RPA не е съвместим с новите ви процеси, инвестицията ви в него може да е краткотрайна. За да избегнете този проблем, помислете колко е вероятно вашите процеси и технологии да се променят, преди да въведете инструмент за RPA.

Как да осигурите успех с инструментите за RPA

Както всяка друга технология, вашият успех със софтуера RPA зависи от начина, по който го прилагате. Дори най-добрите инструменти не могат да поправят фундаментално повреден процес, така че е важно да сте внимателни кои задачи автоматизирате. Приложен в правилния контекст с конкретна, измерима цел наум, правилният инструмент за RPA може да определи по нов начин как изглежда ефективността във вашата фирма. Имайте предвид следните най-добри практики, когато започнете да използвате технологията RPA за автоматизиране на вашите процеси:

• Запознайте се с процеса, който искате да автоматизирате. Проверете всичките си оперативни процеси, за да разберете кои задачи са най-подходящи за RPA. Не забравяйте, че инструментите за RPA обикновено не могат да разбират информация, така че, освен ако не планирате да включите AI, изберете процес, който има ясно определени параметри и не се нуждае от много човешко участие или надзор, като планиране на срещи или обработка на фактури. Някои софтуери, като Microsoft Power Automate, предлагат възможности, които да ви помогнат да идентифицирате правилните процеси за автоматизиране.
• Изберете правилния инструмент. След като определите процесите, които искате да автоматизирате, намерете инструментите, които най-добре поддържат този вид работа. Всички инструменти имат различни силни страни, така че ги оценявайте въз основа на възможностите, цената, лекотата на работа и колко добре работят с вашия съществуващ софтуер.
• Обучете служителите си. Преподаването на вашия персонал как да използва – и в крайна сметка да променя или поддържа – инструмента ви за RPA, е чудесен да се гарантира стойността му в дългосрочен план и да се увеличи приемането в цялата фирма.
• Измерете резултатите си. Преди и след внедряването, наблюдавайте водещи показатели на представянето (KPI), като производителността на служителите, точността на приема на данни, броя на насрочените срещи или обработените документи. Ако вашите KPI не се подобрят след изпълнението, това може да е знак, че сте избрали грешни процеси или сте дали грешни параметри на вашите ботове.