Какво представлява интелигентната обработка на документи?
Данните са достигнали точка на насищане. Днес организациите често разполагат с толкова много данни, че е трудно да се дешифрира кое е ценна информация и кое е просто шум. Извличането на огромни количества данни за практически прозрения може да бъде скъпо и отнема много време. Това е мястото, където влиза в действие интелигентната обработка на документи или IDP.
Интелигентната обработка на документи (IDP) е технология за автоматизация на работни потоци, която сканира, чете, извлича, категоризира и организира значима информация в достъпни формати от големи потоци от данни. Технологията може да обработва много различни видове документи: документи, PDF файлове, документи на Word, електронни таблици и множество други формати. Основната функция на IDP е да извлича ценна информация в големи набори от данни без човешка намеса.
Има няколко предимства при автоматизирането на част от обработката на вашите документи чрез IDP. Чрез изкуствения интелект IDP може да елиминира необходимостта от работници за ръчно въвеждане и обработка на данни. Това не само увеличава скоростта, с която данните могат да се обработват, но намалява разходите за това, като същевременно намалява човешката грешка за по-голяма ефективност.
Съвременните организации обикновено разполагат с големи обеми от три типа данни: структурирани, неструктурирани и полуструктурирани. Структурираните данни са организирани и по-лесни за четене от хората, обработващи данни. Неструктурираните данни, от друга страна, отнемат много време за обработка и анализ. Полуструктурираните данни попадат между тях. Интелигентните решения за обработка на документи са в състояние да автоматизират обработката на данни за структурирани, неструктурирани и полуструктурирани данни.
Как работи интелигентната обработка на документи?
Интелигентната обработка на документи се състои от няколко стъпки.
Започва с интелигентно разпознаване на документи, когато IDP използва сложна AI технология за дълбоко обучение, за да сканира документи и да ги класифицира. Тази технология може да бъде обучена на до 190 езика и е способна да чете и интерпретира документи, подобно на работник, обработващ данни.
След като вашите данни бъдат класифицирани, интелигентният софтуер за автоматизация на документи започва да извлича данните от стойност за вашата организация. Извличането се осъществява чрез когнитивни AI технологии, които идентифицират конкретни части от данни от по-големия документ. След това IDP организира съответните данни и ги представя в лесно достъпен формат.
Ако вашата организация разполага с големи количества структурирани, полуструктурирани или неструктурирани данни, интелигентната обработка на документи е инвестиция, която си струва да обмислите като част от вашата стратегия за управление на бизнес процеси.
Предимства на интелигентната обработка на документи
Доказано е, че интелигентната обработка на документи подобрява бизнес процесите и повишава ефективността на екипа. Ето някои от основните предимства на автоматизирането на обработката на документи:
- Увеличаване на прецизността на вашата обработка с интелигентна обработка на документи. Процентът на грешки при процесорите за човешки данни е много по-висок, отколкото при IDP.
- Намаляване на разходите за обработка на документи чрез автоматизиране на някои от вашите работни процеси. Средно ръчната обработка на документи струва от 6 до 8 долара на документ. Цената на документ за автоматизирана обработка на документи е значително по-ниска от тази.
- Увеличение на производителността на служителите чрез предлагане на възможност да вършат по-въздействаща работа. Без да е необходимо да обработват безсмислено времеемки документи, служителите са свободни да насочат вниманието си другаде.
Каква е разликата между интелигентна обработка на документи и автоматизирана обработка на документи?
Автоматизираната обработка на документи е сродна, но много различна технология от IDP. Автоматизираната обработка на документи се използва предимно за дигитализиране на хартиени документи. Създаването на цифрови копия на хартиени документи позволява те да бъдат индексирани и да станат достъпни за търсене в база данни. Това е крайно важно за организации като DMV, които разчитат на хартиена документация, но имат нужда от цифровизация на данните си.
Интелигентната обработка на документи е софтуер за управление на бизнес процеси, който е в състояние да дигитализира и индексира хартиени документи, но също така отива няколко стъпки отвъд това в разделянето на ценна информация и предоставяне на аналитични данни от данните в хартиени документи (или друг тип), а не просто компютъризиран достъп до тях.
Как да изберем интелигентен софтуер за обработка на документи
Има няколко стъпки за избор на най-добрия софтуер за интелигентна обработка на документи за вашата организация.
- Първата стъпка при избора на IDP е идентифицирането на нуждите от обработка на данни на вашата организация. Дали имате повече структурирани, или повече неструктурирани данни? В какъв формат са повечето ви данни? Каква част от обработката на вашите данни искате да автоматизирате?
- След това трябва да прецените кои от вашите данни биха били идеални за интелигентна обработка на документи. Помислете колко време отнема обработката на всеки от вашите набори от данни и кои биха били от най-голяма полза за вашата организация чрез автоматизиране. Документите, чиято ръчна обработка отнема най-много време, може да са добри кандидати за IDP.
- След като идентифицирате работните процеси за обработка на документи, които искате да автоматизирате, вие сте готови да вземете решение за интелигентен софтуер за обработка на документи. Трябва да вземете своето решение въз основа на търсенето на автоматизация и изискванията, които вашата организация има за автоматизирана обработка на документи. Ето някои въпроси, които можете да зададете, за да информирате за избора си:
- Колко бързо може да бъде внедрено решението за интелигентна автоматизация на документи?
- Колко лесно може да се поддържа софтуерът?
- Какво ниво на поддръжка предоставя софтуерната компания за своите услуги за интелигентна автоматизация на документи?
- Може ли технологията за интелигентно разпознаване на документи в софтуера да прочете всички документи, които вашата организация иска да обработва?
- Точността на софтуера ще подобри ли значително вашия процент грешки?
Случаи на употреба за интелигентна обработка на документи
IDP се използва в различни отрасли. Ето някои случаи на използване на интелигентна обработка на документи:
- Финанси отделите могат да автоматизират функциите за плащане на сметки, като например обработката на фактури.
- Човешки ресурси отделите могат да обработват автобиографии, да проверяват служители и да обработват проучвания на служители и други данни за човешки ресурси с помощта на IDP.
- Държавни агенции управлявате разрешителни, издавате електронни документи и обработвате заявления с интелигентен софтуер за обработка на документи.
- Застрахователни компании използвате автоматизирана обработка на документи за обработка на искове, откриване на измами, сортиране на застрахователни полици и ускоряване на обработката на документи във вашата организация.
- Адвокатски кантори могат да обработват, архивират и управляват правни данни с по-голяма точност от ръчната обработка на документи с помощта на IDP.
Това са само няколко от секторите, в които се използва интелигентна обработка на документи за ускоряване и подобряване на работните потоци за обработка на данни. Ако работите с правилния софтуер, IDP има широк набор от приложения и предимства за повечето организации.
Опростяване на обработката на документи с помощта на Microsoft Power Automate
Като използвате интелигентна обработка на документи във вашата организация, вие ще можете да събирате полезни данни от вашите документи с по-малко човешки грешки и на по-ниска цена. Тъй като IDP освобождава вашите служители от големи обеми досадна обработка на данни, тя ще извлича значими данни за вас в лесни за използване и достъпни формати.
IDP е само една от автоматизациите на работния процес, активирани от Power Automate, която елиминира повтарящите се задачи и прави работата по-ефективна. С инструменти с малко код, плъзгане и пускане Power Automate може да ви помогне да създадете иновативни начини да вършите работата си.
Често задавани въпроси
Какво представлява интелигентната обработка на документи?
Интелигентната обработка на документи (IDP) е технология за автоматизация на работния процес, която сканира, чете, извлича и организира смислена информация от големи потоци от данни.
Как работи интелигентната обработка?
Интелигентната обработка на документи използва технология за интелигентно разпознаване на документи, за да класифицира документите, след което обработва техните данни с технология за разпознаване на образи. След като документът бъде обработен, софтуерът за IDP извлича смислени данни и ги сглобява в достъпен формат.
Какви са ползите от интелигентната обработка на документи?
Доказано е, че интелигентната обработка на документи увеличава точността, ефективността и скоростта на обработката на данни за организации от различни отрасли.
Каква е разликата между интелигентна обработка на документи и автоматизирана обработка на документи?
Автоматизираната обработка на документи се използва предимно за дигитализиране на хартиени документи. Интелигентната обработка на документи обработва изцяло много различни видове документи и организира съответните данни, като отхвърля необходимостта от човешки обработчици на данни.
Как да внедря софтуер за интелигентна обработка на документи?
Внедряването на интелигентен софтуер за документи започва с оценка на работните процеси за обработка на документи, за да се определи кои от тях могат да бъдат автоматизирани. След като знаете документите, които искате да автоматизирате, трябва да определите работните процеси, които изискват най-високо ниво на точност, и да започнете автоматизацията с тях.
Какви са някои случаи на използване на интелигентна обработка на документи?
Интелигентната обработка на документи може да се използва в различни отрасли – от застрахователни компании до държавни агенции – за ускоряване и усъвършенстване на обработката на много различни видове данни.