Шест стъпки на управление на бизнес процеси

Стимулирайте промяната в процеса, която осигурява непрекъсната стойност

Няма два еднакви бизнес процеса, но всички са в почти постоянно състояние на движение. Понякога лидерите и екипите настройват процесите в движение; друг път те напълно ги преработват. Управление на бизнес процеси (BPM) е начинът, чрез който организациите гарантират, че всяка промяна в бизнес процеса е правилна.

Чрез ефективни инициативи на BPM вашата фирма може да приложи по-ефективни и гъвкави процеси. По-бързо и точно определете къде да разположите автоматизацията на работни потоци и други иновативни технологии. Постигнете и непрекъснато подобряване на бизнес процесите чрез наблюдение и анализ.

Инициативите на BPM, които стимулират значима промяна, обикновено включват следните стъпки за управление на бизнес процесите: планиране, проектиране, моделиране, прилагане, наблюдение и оптимизиране.

Тези шест етапа на управление на бизнес процесите съставят жизнения цикъл на BPM. Структуриран, цикличен подход, основан на най-добрите практики – жизненият цикъл на BPM осигурява полезна рамка за модернизиране на работата, управлението и процесите на поддръжка.

Първа стъпка: Планирайте стратегията си

Първо сътрудничете с ръководството, за да създадете стратегия за управление на бизнес процесите, която поддържа основните бизнес цели на организацията. Фирмите искат да инвестират в проекти с високо въздействие и нисък риск, които дават измерими резултати, тясно съобразени с техните KPI.

Погледнете бизнес областите, в които напредъкът по постигане на целите на фирмата се е забавил или спрял. Определете широко какво трябва потенциално да се промени – и как – като категоризирате свързаните бизнес дейности в един от трите основни типа управление на бизнес процеси:

• BPM с ориентация към хората. С липса на автоматизация в голяма степен процесът, ориентиран към хората, се фокусира върху тях. Определени решения, одобрения и други задачи от процеса са предназначени за изпълнение от служители, клиенти и други лица. В такива случаи BPM трябва да предложи възможности на лица с добре проектирани интерфейси за приложения и функции за уведомяване и проследяване.
  
  Примерите за BPM с ориентация към хората, включват процеси на наемане, при които служителите по човешки ресурси работят с мениджърите, за да публикуват свободни работни места, да проверяват кандидатите, да искат препоръки и да провеждат интервюта с кандидатите. Друг пример са процесите за подаване на жалби от клиенти, с които се занимават представителите на услуги.
• BPM с ориентация към документи. Процесите, включващи хартиени и електронни документи, трябва да се обработват внимателно и в съответствие с изискванията на фирмата, отрасъла и регулаторните изисквания. BPM с ориентация към документи често използва автоматизация на работния процес, за да насърчи ефективността и точността, като същевременно поддържа съответствие.
  
  Примери за BPM с интензивна работа по отношение на документни могат да бъдат намерени в правни, финансови, търговски и други отдели, които насочват договори и споразумения към множество хора за преглед и подписване. Друг пример са медицинските организации, които поддържат електронни здравни досиета.
• BPM с ориентация към интеграцията. Тази категория се фокусира върху интегрирането и автоматизирането на системи, като управление на корпоративните ресурси (ERP), управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM) и приложения за системи за управление на човешките ресурси (HRMS). BPM с ориентация към интеграцията дава възможност на хората да имат бърз достъп до приложения, данни и услуги чрез конектори и API, с което се подобрява производителността и удовлетворението на потребителите.
  
  Примерите за BPM с ориентация към интеграцията включват маркетингови и търговски екипи, които използват взаимосвързани кампании, водещи анализи и инструменти на CRM за споделяне на подробна информация за потенциални и съществуващи клиенти.

Стъпка втора: Проектирайте и картографирайте идеалните процеси

След като сте определили ясно стратегическите цели и сте получили подкрепата на бизнеса, анализирайте и картографирайте всеки процес, който подлежи на подобрение. Идентифицирайте ключовите събития в процеса, ръчните и автоматизираните задачи, необходими за всеки от тях, хората, които ги изпълняват, сроковете и всички използвани технологии. Потърсете затруднения и забавяния; излишни, ненужни задачи, както и области, характеризиращи се с прекомерни разходи и човешки грешки, неудовлетвореност на клиентите или неспазване на изискванията.

След това, след като разберете напълно състоянието „както е“, използвайте аналитичните данни, за да установите нови бизнес изисквания за процеса. След това проектирайте и картографирайте идеалното състояние „да стане“. Проведете „мозъчна атака“ относно различни начини за решаване на проблемите. Също така очертайте показатели за проследяване на подобряването на бизнес процесите. Помолете заинтересованите лица в процеса, чието участие е от решаващо значение за успеха на проекта, да помогнат за събирането на данни за оценка и да предоставят обратна връзка за проектите.

В началото на инициативите на BPM фирмата ви може да пожелае да приеме методология за подобряване на бизнес процесите, за да структурира допълнително подхода си и да насърчи споделеното чувство за цел. Въпреки че методологиите за усъвършенстване на бизнес процесите имат различни принципи и техники, всички те се стремят да помогнат за премахване на загубите, премахване на пречките, подобряване на сътрудничеството и стимулиране на културните промени.

Общите методи за подобряване на бизнес процесите включват:

• Гъвкаво управление
• Kaizen
• Стройно управление
• Six Sigma
• Общо управление на качеството

Също така се възползвайте от функциите за анализ на процеси, картографиране на процеси и други софтуер за управление на бизнес процеси (BPMS), за да анализирате и визуализирате бързо работните процеси. По подобен начин интелигентните решения за BPMS (iBPMS) могат да помогнат за подобряване на работните процеси с помощта на възможностите за анализ в облака, изкуствения интелект и големите мащаби от данни.

Стъпка трета: Моделирайте и тествайте потоците на процесите

На този етап изпробвайте идеалния дизайн. Изградете прототипен модел, който представя в цифров вид всички дейности на процеса, бизнес правила и потоци от данни. След това проведете симулации с модела, като използвате различни комбинации от променливи, като например време, разходи и ресурси. Въз основа на резултатите продължете да коригирате и тествате модела, като модифицирате съществуващите работни процеси или създавате нови, за да постигнете оптимални бизнес резултати.

Симулационното моделиране осигурява рентабилен начин за анализиране на функционирането на даден процес при различни условия. Инструментите на BPMS, които автоматизират моделирането, тестването и анализа, могат значително да оптимизират тази стъпка. Те могат също така да помогнат на вашата фирма по-бързо да определи как да подобри даден проект, преди да въведе промени в работната среда.

Стъпка четвърта: Приложете подобрения

Готови сте да стартирате оптимизирания си процес. Започнете с решение с доказателство за концепция, при което малка група тества процеса. След това използвайте тяхната обратна връзка, за да развиете процеса по подходящ начин. Възползвайте се от предварително подготвените шаблони и конектори на BPMS, за да разработите интуитивни потребителски интерфейси за новите автоматизирани и интегрирани процеси.

Преди да стартирате официално процеса с по-голямата организация, въведете планове и ресурси за управление на проекта и промяната. Прехвърлете екипите по подходящ начин, за да можете да изгладите първоначалните проблеми, да избегнете прекъсвания в работата и да насърчите приемането. Също така финализирайте показателите и използвайте инструменти за бизнес анализ (BI), за да създадете табла и да генерирате отчети, които предоставят аналитични данни в реално време или почти в реално време.

Като част от плана за управление на промяната актуализирайте ролите и отговорностите на служителите и проведете обучения с тях. Уведомете засегнатите клиенти и доставчици и им предложете подкрепа.

Стъпка пета: Наблюдавайте и проследявайте показателите за ефективност

На този етап от жизнения цикъл на BPM идентифицирайте потенциалните области за по-нататъшни промени, като наблюдавате данните с цел генериране на показатели за ефективност. В зависимост от целите си можете да се задълбочите в различни аспекти на новата ефективност на процесите, като например колко добре:

• Работен поток функционира в рамките на процес.
• Процес функционира в рамките на по-голяма организация.
• Процес действа от техническа перспектива.

Освен това разговаряйте със заинтересованите лица, за да научите повече за икономиите на време и средства – както реализирани, така и потенциални – и за да откриете затрудненията.

Използвайте инструментите на BI, за да генерирате, визуализирате и отчитате показатели, като сравнявате статистическите данни с еталоните в отрасъла и оценявате как те се съизмерват с ключовите показатели за ефективност на вашата организация. Отново се възползвайте от решенията на BPMS, за да подпомогнете събирането на данни и симулационното моделиране. Наблюдавайте изпълнението възможно най-редовно, за да се уверите, че инициативата на BPM продължава да изпълнява своите цели и да подкрепя по-големите бизнесцели на организацията.

Стъпка шеста: Оптимизирайте въз основа на свежи аналитични данни

Усилията ви за мониторинг и проследяване са довели до множество полезни прозрения. Сега е моментът да използвате тази информация, за да подобрите двойно бизнес процесите. Чрез непрекъснати итерации и иновации продължавайте да усъвършенствате процеса и неговите работни потоци, за да постигнете нова оперативна ефективност. Често ще откривате допълнителни възможности за автоматизация, стандартизация и интеграция.

Стремежът към генериране на по-голяма бизнес стойност никога не свършва, както и дейностите по наблюдение и оптимизиране на процесите. Бизнес стратегиите, пазарните условия и регулаторните изисквания продължават да се променят, така че бъдете готови да адаптирате процесите си в отговор на това.

Ако обстоятелствата налагат значителни актуализации, започнете отново жизнения цикъл на BPM. До този момент вашето предприятие е превърнало етапите на управление на бизнес процесите в свои собствени. Ръководителите и заинтересованите лица от процесите могат да се съберат, за да разработят стратегии за нови инициативи.