Какво представлява управлението на бизнес процеси?

Отключете ползите от BPM

Преди да започнете да изграждате стратегия за BPM, е важно да знаете защо са важни ефективните бизнес процеси, какви са различните им типове, кой отговаря за тях във фирмата ви и за решаването на кои проблеми може да ви помогне BPM.

Опознайте бизнес процесите си

Бизнес процесът е поредица от повтарящи се задачи, които се изпълняват последователно, за да се постигне рутинна цел. Те могат да отнемат минути или седмици и да включват дейности, толкова обикновени, колкото заявките за отпуск на служителите, или толкова сложни, колкото логистиката на веригата за доставки. Ефективните процеси помагат за подобряване на производителността на служителите, ангажираността на клиентите и всеки друг аспект на вашия бизнес. Неефективните, нефункционални процеси водят до разочаровани служители, ненужни разходи, недоволни клиенти и в крайна сметка пропуснати приходи.

Бизнес процесите могат да бъдат разделени на три основни категории:

• Оперативните процеси обхващат основния бизнес и специфични потоци от стойности, като поръчки от клиенти, генериране на клиенти и оптимизация на производството.
• Процесите на управление включват неща като работни потоци за корпоративно управление, бюджети и човешки ресурси.
• Поддържащите процеси подкрепят по-големи процеси в области като счетоводство, набиране на персонал и техническа поддръжка.

Чрез автоматизиране на всички типове бизнес процеси можете да подобрите ефективността, да намалите риска и да запазите бизнеса си по-стратегически фокусиран.

Създайте своя екип за BPM

Служителите, които отговарят за всеки бизнес процес, се наричат собственици на бизнес процеса. Тъй като управляват даден процес от край до край, те разбират как той влияе и се влияе от процесите преди и след него. Предоставянето на собственост върху отделни бизнес процеси на ключови служители, които работят с други отдели, може да насърчи по-добро разбиране и да доведе до по-широко използване на BPM във вашата организация.

Успешен екип за BPM в голяма фирма може например да включва всички тези роли:

• Застъпник за бизнес процеси. Застъпникът осъзнава ползите в дългосрочен план и разяснява ценността на BPM в организацията.
• Собственик на процеса. Човек или екип, пред които стоят бизнес предизвикателства, на които се налага да рационализират работни потоци или които трябва да се възползват от налични възможности, могат да предоставят ключова гледна точка и принос, които са от решаващо значение за привличането на потребителите и успеха на BPM.
• Директор по бизнес процесите. Директорът ръководи усилията по отношение на BPM за цялата организация.
• Консултант по бизнес процеси. Консултантът използва технически умения и познания за BPM, за да съветва директора по бизнес процесите.
• Мениджър на проекта. Мениджърът на проекта помага за съставянето и изпълнението на плана на проекта и управлява комуникацията в екипа, етапите, резултатите и крайните срокове.
• Бизнес анализатор. Анализаторът посочва необходимите подобрения на процесите.
• Архитект на решения. Архитектът на решения предоставя техническа поддръжка, особено що се отнася до оперативната съвместимост със съществуващите бизнес производствени приложения.
• Влиятелни лица. Често лидери сред колегите си, влиятелните лица възприемат рано и пропагандират нови идеи, практики и инструменти и помагат за усъвършенстването на подобренията в бизнес процесите, като се застъпват за промяната.
• Група за поддръжка на BPM. Тази група се състои от ключови ИТ специалисти, служители за корпоративно планиране и друго ръководство, които помагат да се институционализират стандартите, методите, управлението и технологиите за BPM.

Създайте стратегия за управление на бизнес процеси

Ако вашият бизнес има проблеми с оперативни, управленски и поддържащи процеси, които са тромави, излишни, твърде дълги, твърде бавни или твърде скъпи, създаването на цялостна стратегия за BPM може да помогне. Следните най-добри практики ще ви помогнат да стартирате инициатива за BPM и да оцените успеха си:

• Получете подкрепа от ръководството. Това е от решаващо значение, ако имате нужда от ресурси в подкрепа на плановете си за подобряване на бизнес процесите.
• Анализирайте и картографирайте конкретния процес. Използвайте диаграми на потоците, картографиране на идеи или софтуер за извличане на процеси, за да намирате затруднения, дублирани усилия и ненужни закъснения. Получете обратна връзка от хората, които са най-ангажирани с процеса, за да разберете какво можете да подобрите – възприемането на промяната започва от тях.
• Преработете процеса. Потърсете мнението на заинтересованите лица и се уверете, че всички разбират ползата от рационализирането на процеса. Включете своите уроци, извлечени от картографирането на идеи и анализа. Помислете дали да не извършите анализ на въздействието при критични или сложни работни потоци.
• Съберете ресурси и внедрете промените. Съберете ресурсите, които са ви необходими, за да изградите ефективна платформа за BPM, като софтуер за управление на проекти, инструменти за автоматизация на работните потоци и табла в реално време. Изберете ресурси, които съответстват на стойността за бизнеса, която искате да създадете, и управлявайте промяната с конкретни резултати и срокове. Като първо пуснете в употреба малка пилотна версия, можете да отстраните грешките, да предизвикате ентусиазъм за подобрени практики и да стимулирате приемането.
• Проследявайте и оптимизирайте. Наблюдавайте как работят новите процеси, като се консултирате със заинтересованите лица. Бъдете готови да добавите уточнения, ако е необходимо.

Създаване на стойност от BPM

Ако следвате най-добрите практики по-горе, изградите солиден екип за BPM и разберете как можете да подобрите процесите, за да създадете повече стойност, управлението на бизнес процеси може да доведе до осезаеми ползи, включително:

• Повишена производителност. По-ефективните процеси водят до по-ефективни служители. Можете да оцените показателите за ефективност, като използвате софтуер за анализ на работното място.
• По-кратко време до постигане на ползотворност. Подобряването на вашите ИТ процеси може да повлияе на това колко бързо се разработват и внедряват софтуерни приложения в бизнеса ви.
• Подобрено качество. В допълнение към ускоряването на разработката подобренията в тестването могат бързо да решат проблеми с производителността или сигурността, като подобрят качеството на вашия продукт или услуга.
• Повишена удовлетвореност на клиентите. Коригирането на процесите за обслужване на клиенти в бизнеса ви може да помогне да спечелите клиенти и да стимулирате лоялност.
• По-приятна работа за служителите. Ефективните бизнес процеси са в основата на удовлетворението на работното място, като подобряват духа на служителите и потенциално намаляват текучеството.