Човек, който работи на лаптоп

Какво представлява управлението на бизнес процеси?

Бизнес процесът е поредица от повтарящи се задачи, които се изпълняват последователно, за да се постигне рутинна цел. Бизнес процесите могат да отнемат минути или седмици и да включват дейности, толкова обикновени, колкото заявките за отпуск на служителите, или толкова сложни, колкото логистиката на веригата за доставки. Ефективните процеси ще помогнат за подобряване на производителността на служителите, ангажираността на клиентите и всеки друг аспект на вашия бизнес. Неефективните, нефункционални процеси водят до разочаровани служители, ненужни разходи, недоволни клиенти и в крайна сметка неосъществени приходи.

Управлението на бизнес процеси (BPM) се отнася до дългосрочните усилия на вашата компания за анализ, ускоряване и оптимизиране на тези процеси, често чрез използване на автоматизация на работен поток за рационализиране на ръчните процеси и постигане на конкретни бизнес цели. Чрез автоматизиране на всички видове рутинни бизнес задачи – от управление на файлове до актуализиране на електронни таблици – можете да подобрите ефективността, да намалите риска и да запазите бизнеса си по-стратегически фокусиран.

Отключете ползите от BPM

Преди да започнете да изграждате стратегия за BPM, е важно да придобиете разбиране за различните видове бизнес процеси, кой отговаря за тях във вашата компания и кои проблеми може BPM да ви помогне да решите.

Първо, бизнес процесите могат да бъдат разделени на три основни категории:

  • Оперативните процеси обхващат основния бизнес и специфични потоци от стойности, като поръчки на клиенти, създаване на акаунти и оптимизация на производството.

  • Процесите на управление включват неща, като работни потоци за корпоративно управление, бюджети и човешки ресурси.

  • Поддържащите процеси подкрепят по-големи процеси в области като счетоводство, набиране и техническа поддръжка.

Създайте своя екип на BPM

Служителите, които отговарят за всеки бизнес процес, се наричат собственици на бизнес процеса. Тъй като управляват даден процес от край до край, те разбират как той влияе и се влияе от процесите, които идват преди и след него. Предоставянето на собственост върху отделни бизнес процеси на ключови служители, които работят с други отдели, може да насърчи повече разбиране и да доведе до подобрено използване на BPM във вашата организация.

Успешен екип за BPM в голяма компания може например да включва всички тези роли:

  • Застъпник за бизнес процеси. Застъпникът осъзнава ползите дългосрочен план и разпространява стойността на BPM в организацията.

  • Собственик на процеса. Човек или екип с бизнес предизвикателства, които трябва да бъдат посрещани, работни потоци за рационализиране или възможности за възползване могат да предоставят ключова перспектива и принос – от решаващо значение за привличането на потребителите и успеха на BPM.

  • Директор на бизнес процеси. Директор ръководи усилията по отношение на BPM за цялата организация.

  • Консултант по бизнес процеси. Консултант използва технически умения и разбиране на BPM, за да съветва директора на бизнес процеси.

  • Мениджър на проект. Мениджърът на проект помага за изграждането и изпълнението на плана на проекта и управлява екипните комуникации, етапи, резултати и крайни срокове.

  • Бизнес анализатор. Аналитик, който посочва необходимите подобрения на процеса.

  • Архитект на решения. Архитектът на решения предоставя техническа поддръжка, особено що се отнася до оперативната съвместимост със съществуващите приложения на бизнеса.

  • Инфлуенсъри. Често лидери сред своите връстници, инфлуенсърите възприемат рано и защитават нови идеи, практики и инструменти и помагат за усъвършенстване на подобренията в бизнес процесите, като се застъпват за промяната.

  • Група за поддръжка на BPM. Тази група се състои от ключови ИТ специалисти, служители по корпоративно планиране и друго ръководство, които помагат да се институционализират стандартите, методите, управлението и технологиите за BPM.

Не се примирявайте със загубени възможности

Traditionally, business leadership has owned BPM; they are business processes, after all. But with the advent of highly sophisticated business process management software, IT is now playing a greater role. You might find a productive balance between your technology and business requirements if you let IT deploy a self-serve, low-code workflow automation platform that business employees can use to streamline processes and solve the issues they best understand.

Автоматизирайте, автоматизирайте, автоматизирайте

Автоматизацията е сърцето на BPM. С наличната вече технология успешният бизнес трябва да намери всяка възможност за автоматизиране на повтарящи се, отнемащи време ръчни процеси. С помощта на автоматизацията на работния поток можете да рационализирате бизнес процеси, като въвеждане на данни, актуализации на социални медии, инвентар, отчети и др. Можете да освободите служителите си от повтарящи се рутинни процеси, да увеличите производителността, да намалите разходите и да намалите човешките грешки.

Създайте култура за развитие на гражданите

You can also optimize some business processes by building mobile apps that help your employees stay more connected and efficient, transform how they get work done, and generate real-time business insights. With the right app development platform, engineers, IT specialists, and ordinary business users can build a citizen development culture and create their own low-code business solutions—without having to rely on or wait for business leadership and professional developers.

Възползвайте се максимално от всяка възможност

Не е нужно да се примирявате с неефективни ръчни процеси, допълнителни разходи и загубени възможности. С помощта на подходящите хора в правилните роли, солидно разбиране на вашите процеси и добри инструменти за автоматизация вашият бизнес може да използва BPM за:

  • Облекчавайте тромавите онлайн процедури за плащане, които обезкуражават клиентите и костват продажби.
  • Автоматизирайте ръчните процеси, които отнемат твърде много време, струват твърде много и разочароват служителите.
  • Премахнете пречките във финансовите процеси, които забавят плащанията.
  • Намалете дублирането, което губи ресурси.
  • Съкратете или стандартизирайте продължителни или непостоянни процеси, които засягат сроковете.
  • Рационализирайте неефективното присъединяване на клиенти, което подкопава взаимоотношенията.

Създайте стратегия за управление на бизнес процеси

Ако вашият бизнес се бори с оперативни, управленски и поддържащи процеси, които са тромави, излишни, твърде дълги, твърде бавни или твърде скъпи, създаването на цялостна стратегия за BPM може да помогне. Следните най-добри практики ще ви помогнат да стартирате BPM инициатива и да оцените успеха си:

  • Получете подкрепа от ръководството. Това е от решаващо значение, ако имате нужда от ресурси в подкрепа на плановете си за подобряване на бизнес процесите.

  • Анализирайте и картографирайте конкретния процес. Използвайте диаграми на поток, картографиране на идеи или софтуер за извличане на процеси, за да намерете затруднения, дублирани усилия и ненужни закъснения . Получете обратна връзка от хората, които са най-ангажирани с процеса, за да разберете какво можете да подобрите – ангажимента за промяна започва от тях.

  • Преработете процеса. Потърсете мнението на заинтересованите лица и бъдете сигурни, че всички разбират стойността на рационализирането на процеса. Включете своите уроци, извлечени от картографирането и анализа на идеи. Обмислете анализ на въздействието за критични или сложни работни потоци.

  • Съберете ресурси и внедрете промени. Съберете ресурсите, които са ви необходими, за да изградите ефективна BPM платформа, като софтуер за управление на проекти, инструменти за автоматизация на работен поток и табла в реално време. Изберете ресурси, които съответстват на бизнес стойността, която искате да създадете, и управлявайте промяната с конкретни резултати и срокове. Като първо пуснете в употреба малка пилотна версия, можете да отстраните грешки, да изградите ентусиазъм за подобрени практики и да стимулирате приемането.

  • Проследявайте и оптимизирайте. Наблюдавайте как работят новите ви процеси, като се консултирате със заинтересованите лица. Бъдете готови да добавите уточнения, ако е необходимо.

Създаване на BPM стойност

Ако следвате най-добрите практики по-горе, изградите солиден екип за BPM и разберете как можете да подобрите процесите, за да създадете повече стойност, управлението на бизнес процеси може да доведе до осезаеми ползи, включително:

  • Повишена производителност. По-ефективните процеси създават по-ефективни служители и можете да оцените показателите за ефективност, като използвате софтуер за анализ на работното място.

  • По-кратко време до постигане на ползотворност. Подобряването на вашите ИТ процеси може да повлияе на това колко бързо се разработват и внедряват софтуерни приложения във вашия бизнес.

  • Подобрено качество. В допълнение към ускоряването на разработката, подобренията в тестването могат бързо да разрешат всички проблеми с производителността или сигурността, като подобрят качеството на вашия продукт или услуга.

  • Повишена удовлетвореност на клиентите. Коригирането на процесите за обслужване на клиенти на вашия бизнес може да помогне да спечелите клиенти и да стимулирате лоялност.

  • Подобрено изживяване в работата на служителите. Ефективните бизнес процеси са в основата на удовлетворението на работното място, като подобряват морала и потенциално намаляват текучеството.

Започнете да оптимизирате бизнес процесите си сега

Всеки бизнес се стреми да прави нещата по-добре, по-бързо и по-умно. Комбинирането на цялостна BPM стратегия с правилния софтуер за автоматизация на работен поток може да помогне на вашия бизнес да постигне тези цели.

Microsoft Power Automate е лесно за използване решение за оптимизация на работен поток, което може да даде възможност на вашите служители да рационализират ежедневната неефективност и да повлияят върху цялата компания.