Човек, който говори по телефон и гледа преносим компютър

6 предимства на автоматизацията на бизнес процеси

Тъй като вашият бизнес продължава да обработва големи количества данни и да се справя с много задачи всеки ден, може да е по-трудно да намалите възможностите за грешки, закъснения и неефективни бизнес системи за членовете на екипа. Чрез добавяне на интуитивен софтуер като автоматизация на бизнес процеси, фирмата е в състояние да извлече много непосредствени и дългосрочни ползи чрез автоматизация на ежедневните операции, като прави вашия бизнес конкурентоспособен на днешния конкурентен пазар.

Какво представлява автоматизацията на бизнес процеси?

Business process automation (BPA) is the automation of daily, repeatable business processes that are normally completed in manual settings. Ranging from multi-level workflows to simple customer responses, BPA offers you the ability to complete repetitive work and convert to paperless processes quickly and efficiently. This means automating jobs that deal with an excessive amount of raw data and documentation like product development, sales, human resources, and more. Adding business process management software (BPMS) helps to manage all of the new workflows created from your new business process automation to build, manage, and optimize your organization’s effectiveness and efficiency.

Ползите от прилагането на решението за BPA

След като разберете кои процеси могат и не могат да се автоматизират, както и как да изградите динамичен работен поток за екипа, можете да се възползвате от това, което предлага софтуерът за автоматизация. Ето първите шест предимства, които организацията ще получи за автоматизиране на бизнес процесите:

1. Подобрена ефективност и производителност

Когато добавяте ново решение за автоматизация, което елиминира възможностите за грешки, бизнесът незабавно става по-рационализиран и с по-малко грешки. Чрез премахването на тромавите и изискващи усилия ръчни процеси, които екипът извършва ежедневно, премахвате затрудняващите задачи и ускорявате повече бизнес процесите от високо ниво между бизнес единиците, членовете на екипа и всички в организацията.

2. Намалено време и разходи

Автоматизацията помага на вашия бизнес да намали разходите и да увеличи рентабилността, особено по отношение на отговорностите, свързани с ръчните процеси на хартия. Тъй като автоматизирането на процесите ускорява вътрешните операции, лесно е да спестите време и пари за ресурсите, необходими за изпълнението на тези процеси, и можете да прехвърлите тези служители, които по-рано са полагали ръчни усилия, към по-важни задачи.

3. Опростено управление на данни и документи

Когато използвате ръчни процеси, е лесно да пропуснете писмени комуникации, електронни таблици и други документи, независимо дали са отпечатани или предадени с имейли. Освен това нуждата от прехвърляне на информация или изчисляване от един източник на данни в следващия означава по-голяма вероятност за човешки грешки, както и повече изразходвано време. Автоматизацията на процесите означава, че всички документи и данни се съхраняват на едно място, рационализирайки управлението на документи, така че организацията и извличането са опростени.

4. Видимост и прозрачност

Няма да се налага да предоставяте допълнителна подкрепа на екипа, тъй като решенията за автоматизация гарантират спазването на най-добрите практики и налагането на управление. Чрез събирането на данни, отчитането и възможностите за анализ ще можете да преглеждате таблата с данни, които предлагат видимост и прозрачност за това, върху което всички работят в момента, така че да можете да вземате по-информирани решения.

5. Стандартизация и съответствие на процесите

Процесите на автоматизация имат строги инструкции за това кой може да прави промени или да актуализира документи, но членовете на екипа невинаги могат да ги следват. Чрез използването на BPA не е нужно да се притеснявате за пропуснати стъпки, защото процесът вече е вграден в системата. Можете да създавате ефективна цифрова автоматизация на работен поток , което гарантира, че правилната информация се насочва към точния човек в точното време. Това също така означава, че бизнесът ще може да проследява кой какви данни използва – чрез регистриране на имена, дати и подробности за присвояване, без затруднения. Документирането на тази информация също ви помага по време на регистрирането на проверки и демонстрирането на съответствие.

6. Подобрена удовлетвореност на служителите и клиентите

Понеже служителите могат да изпълняват много от ежедневните си задължения лесно, без грешки, екипът ще бъде много по-щастлив при добавянето на автоматизирано решение към процеса. Автоматизацията осигурява среда без препятствия, в която служителите могат да израстват. Одобренията на мениджърите са по-бързи, което означава, че служителите могат да се фокусират върху по-важни проекти, които мотивират и внасят иновации в бизнес решенията. И в допълнение ще имате и по-щастливи клиенти. Понеже клиентите ви ще получават по-точни и последователни данни, те ще бъдат по-удовлетворени от крайния продукт или резултатите.

Начало на рационализацията с Microsoft Power Automate

Чрез приемането на новата автоматизация на процесите ще можете да направите работата си икономична, рационализирана и по-малко податлива на грешки. Докато BPA служи като цялостен подход за оптимизиране на бизнес процесите, добавянето на софтуер, като инструмента за роботизирана автоматизация на процеси (RPA) , помага за автоматизиране на процесите, управлявани от правила, обикновено необходими в началото на даден процес.

Ключът към балансирането на предимствата по-горе с BPA и RPA помага на вас, екипа ви и организацията да намерите едно решение, към което всички можете лесно да се адаптирате, без да нарушавате нито една от текущите си бизнес стратегии. Power Automate изгражда мащабируеми, спестяващи време автоматизации на работни потоци, които могат да се справят с всички индивидуални задачи, като ви позволяват да завършите голям брой досадни задачи за кратък период от време.