6 предимства на автоматизацията на бизнес процеси

Какво представлява автоматизацията на бизнес процеси?

Вашият бизнес продължава да обработва големи количества данни и да изпълнява много задачи всеки ден, поради което членовете на екипите може да се затрудняват да намалят грешките и забавянията и да подобрят неефективните системи. Автоматизацията на бизнес процеси ви позволява да изграждате, управлявате и оптимизирате работни потоци, които повишават ефективността и производителността в организацията.

Автоматизацията на бизнес процеси (BPA) е автоматизацията на ежедневни, повтарящи се бизнес процеси, които обикновено се изпълняват ръчно. BPA може да обхваща от работни потоци на няколко нива до прости отговори към клиентите и предлага възможността да изпълнявате повтарящи се дейности и да преминете към безхартиени процеси бързо и ефективно. Това означава автоматизиране на задачи, които са свързани с прекомерно количество необработени данни и документи, като разработване на продукти, продажби, човешки ресурси и др. Добавянето на софтуер за управление на бизнес процеси (BPMS) помага да управлявате всички нови работни процеси, създадени чрез автоматизацията на бизнес процеси.

Ползите от прилагането на решение за BPA

След като разберете кои процеси могат и кои не могат да се автоматизират, както и как да изградите динамичен работен поток за екипа си, можете да се възползвате от това, което предлага софтуерът за автоматизация на бизнес процеси. Ето шестте най-важни ползи, които организацията може да получи при автоматизацията на бизнес процесите си:

1. Подобрена ефективност и производителност. Когато добавяте ново решение за автоматизация, което елиминира възможностите за грешки, бизнесът ви незабавно започва да работи по-рационално и да допуска по-малко грешки. Чрез премахването на тромавите и изискващи усилия ръчни процеси, които служителите ви изпълняват ежедневно, премахвате тесните места и ускорявате повече бизнес процеси от високо ниво между бизнес единиците, членовете на екипа и всички служители в организацията.
2. Намалено време и разходи. Автоматизацията помага на вашия бизнес да намали разходите и да увеличи рентабилността, особено в екипите, които изпълняват задълженията си чрез ръчни процеси на хартия. Тъй като автоматизирането на процесите ускорява вътрешните операции, лесно е да спестите време и пари за ресурсите, необходими за изпълнението на тези процеси. Съответно можете да прехвърлите служителите, които дотогава са се занимавали с ръчни дейности, към работа по по-важни задачи.
3. Опростено управление на данни и документи. Когато използвате ръчни процеси, служителите могат да пропуснат кореспонденции, електронни таблици и други документи, независимо дали са отпечатани, или предадени с имейли. Освен това нуждата от прехвърляне на информация или изчисления при преминаване между различни източници на данни означава по-голяма вероятност от човешки грешки, както и повече изразходвано време. Автоматизацията на процесите означава, че всички ваши документи и данни се съхраняват на едно място, което рационализира управлението на документите и опростява организацията и извличането.
4. Видимост и прозрачност. Няма да се налага да предоставяте допълнителна подкрепа на екипа си, тъй като решенията за автоматизация гарантират спазването на най-добрите практики и налагането на управление. Чрез събирането на данни, отчитането и възможностите за анализ ще можете да преглеждате табла с данни, които осигуряват видимост и прозрачност за задачите, по които работят в момента служителите, така че да можете да вземате по-информирани решения.
5. Стандартизация на процесите и съответствие. Процесите на автоматизация имат строги инструкции кой може да прави промени или да актуализира документи, но членовете на екипа ви може понякога да не ги изпълняват. Когато е внедрена BPA, няма нужда да се притеснявате за пропуснати стъпки, защото процесът вече е вграден в системата. Можете да създадете ефективна цифрова автоматизация на работни потоци , която гарантира, че правилната информация се насочва към точния човек в точното време. Това също така означава, че бизнесът ще може да следи кой какви данни използва благодарение на безпроблемното регистриране на имена, дати и подробности за възлагането. Документирането на тази информация също ви помага в създаването на регистри за проверка и осигуряването на съответствие.
6. По-голяма удовлетвореност на служителите и клиентите. След добавянето на автоматизирано решение към процесите ви служителите ще могат да изпълняват много от ежедневните си задължения лесно и без грешки и така ще се чувстват много по-добре. Автоматизацията осигурява среда без препятствия, която предлага отлични условия за служителите. Одобренията от мениджърите са по-бързи, което означава, че служителите могат да се съсредоточават върху по-важни проекти, които мотивират и внасят иновации в бизнес решенията. И в допълнение ще имате и по-доволни клиенти, тъй като ще получават по-точни и последователни данни и ще бъдат по-удовлетворени от крайния продукт или резултатите.