ما أدوات أتمتة سير العمل؟

تعريف برنامج أتمتة سير العمل

يعمل برنامج أتمتة سير العمل على تبسيط المهام اليدوية والمملة بشكل تقليدي لمساعدة الشركات على توفير الوقت وتقليل مخاطر الخطأ البشري وتعزيز إنتاجية مكان العمل. من خلال أتمتة العمليات، فإنه يسمح للفرق بالتركيز على المشروعات ذات التأثير الأعلى بدلاً من المهام المتكررة - كما يعطي رؤية لمهام سير العمل للمساعدة في تحديد مجالات الفرص.

يساعد أتمتة سير العمل الشركات على تحسين عملياتها بعدة طرق من خلال:

• أتمتة وتشغيل المهام.
• تحسين الكفاءة والإنتاجية.
• تحديد مجالات التحسينات العملية.
• إدارة سير العمل ومراقبة الأداء.
• إعداد التذكيرات.
• الحفاظ على تزامن الفرق.
• جمع رؤى قابلة للتنفيذ.
• تحسين استخدام الموارد.

يعمل برنامج أتمتة سير العمل على مصادر البيانات ومجموعة من القواعد لمعالجة تلك البيانات، ومحاكاة الذكاء البشري. تتبع أدوات سير العمل هذه عادةً "عبارات if / then"، وتعمل على قاعدة، "إذا حدث A، فافعل B". يحدد نظام المنطق القائم على القواعد الإجراءات التي يجب أن تتبع حدثًا - مما يوفر الوقت والمال بالإضافة إلى تقليل مخاطر الأخطاء البشرية.

أنواع أدوات أتمتة سير العمل

من إدخال البيانات إلى رعاية العملاء المحتملين والمحاسبة، تم تصميم أدوات أتمتة سير العمل لتقليل الأعمال المشغولة وتحسين العمليات. يساعد هذا في زيادة وقت الشركة ومواردها إلى أقصى حد، مما يسمح للموظفين بالتركيز على المشروعات ذات التأثير الأكبر التي تتطلب غالبًا المزيد من حل المشكلات والتفكير الإبداعي - وهو شيء لن يتمكن حتى أفضل برامج أتمتة سير العمل من استبداله.

يعد برنامج أتمتة سير العمل جزءًا أساسيًا من إدارة عمليات الأعمال (BPM)‎، وهناك العديد من الأدوات لتحسين الوظائف الأساسية في مؤسستك وتبسيط المهام اليدوية.

إدارة المشروع

ربما يكون النوع الأكثر شهرة من أدوات أتمتة سير العمل، تساعد تطبيقات إدارة المشاريع في ربط الأشخاص والبيانات والأصول الأخرى معًا لتحسين العمليات. تعمل هذه الأنواع من الأدوات على تحسين التعاون والمساعدة في تحديد وإدارة وتحسين تسليم العمل عبر فرق متعددة. من خلال الحفاظ على رؤية المشروع عالية والتواصل مفتوحًا، تعمل العمليات في النهاية بشكل أكثر سلاسة وكفاءة.

المبيعات والتسويق

تسهل أدوات سير عمل المبيعات والتسويق إدارة البيانات الواردة من العملاء المحتملين والعملاء. تستخدم أفضل التطبيقات التحليلات المضمنة للمساعدة في العثور على أوجه القصور وتسريع العمليات عبر قنوات متعددة - من البريد الإلكتروني والرسائل القصيرة إلى وسائل التواصل الاجتماعي. أدوات الأتمتة هذه لا تكرر نفس المهمة فقط في كل مرة؛ في الواقع، ينشئ الكثيرون تدفقات عمل لإرسال محتوى تسويقي مخصص بناءً على سلوك العملاء.

خدمة العملاء

تساعد أدوات سير عمل خدمة العملاء في التخصيص التلقائي للتذاكر للوكلاء، وإرسال ردود تلقائية على الأسئلة الشائعة، ووضع علامات تلقائية على التذاكر بناءً على السؤال الذي تم إرساله. من خلال أتمتة سير عمل خدمة العملاء، يمكن للشركات حل المزيد من مشكلات العملاء بشكل أسرع - وتحرير الوكلاء المباشرين للمشكلات الأكثر تعقيدًا.

التمويل

تساعد أدوات أتمتة سير العمل المالي الشركات في الحفاظ على العمليات المالية منظمة ومتوافقة ومتسقة. قد تساعد هذه الأنواع من مهام سير العمل في العمليات اليومية مثل الموافقات على الميزانية والفواتير وطلبات الشراء والمصروفات وإدخالات المحاسبة.

الموارد البشرية

تساعد أدوات سير العمل في الموارد البشرية على أتمتة التوثيق وتقليل الرقابة الإدارية وتقليل مخاطر الخطأ وتوفير دعم أفضل للموظفين. قد تساعد هذه الأنواع من الأدوات في إدارة التوظيف الجديد، والجداول الزمنية، وإعلانات الوظائف، وطلبات الإجازات - مما يمنح متخصصي الموارد البشرية مزيدًا من الوقت للتركيز على المهام عالية القيمة.

كيف يفيد تشغيل سير العمل مؤسستك؟

سواء كنت تتطلع إلى أتمتة العمليات في التمويل أو التسويق أو تكنولوجيا المعلومات، فإن برنامج أتمتة سير العمل يخفف من عبء المهام اليدوية ويوفر على الأعمال الكثير من الوقت والموارد والمال. لا تعمل أدوات سير العمل هذه على تسريع العمليات لفريقك فحسب، بل تساعد أيضًا في توفير الوقت للعمل الأكثر أهمية وتوجيه عملية صنع القرار في المستقبل - العمل كجزء من حل برنامج إدارة عمليات الأعمال أكبر.

فوائد أدوات أتمتة سير العمل

1. خطأ أقل

   يعد الإدخال اليدوي للبيانات مملاً ويفتح مجالًا للأخطاء البشرية الصغيرة التي يمكن أن يكون لها تأثير كبير على مؤسستك - من عدم الدقة في إمساك الدفاتر إلى الفواتير غير الصحيحة. من ناحية أخرى، يستخدم برنامج سير العمل بيانات مركزية في الوقت الفعلي لتشغيل المهام الإدارية، ما يقلل من مخاطر الأخطاء المكلفة.

2. العمليات المبسطة

   تعمل أدوات أتمتة سير العمل على زيادة وضوح العمليات وتقليل الاختناقات والحفاظ على تحرك المشروعات في الاتجاه الصحيح. نظرًا لأنه يمكن تعيين المهام ومهام المتابعة تلقائيًا، يصبح تتبع الأداء وإدارته أسهل - مما يقلل التأخير في العملية.

3. الإنتاجية المحسّنة

   عندما يتم أتمتة المهام المملة واليدوية، يكون لدى الفرق المزيد من الوقت والموارد للتركيز على المشاريع ذات التأثير الأعلى. تعمل العديد من تطبيقات أتمتة سير العمل أيضًا على تحسين التعاون الكلي - لذلك يتم إهدار وقت أقل في تعقب المعلومات أو البحث عن الموافقات أو المتابعة من خلال الاتصالات المتبادلة.

4. التواصل الأفضل

   تساعد مهام سير العمل المصممة بوضوح والإخطارات الآلية الموظفين على البقاء على نفس الصفحة وفهم أدوارهم في المشروع. كما أنه يجعل التعاون متعدد الوظائف أسهل ويحسن المساءلة عن المهام، مما يضمن أن الجميع يعملون نحو نفس الشيء.

5. رؤى أعمق

   يعد إعداد التقارير في الوقت الفعلي مع تصور أفضل ميزة أساسية لأتمتة سير العمل. إن استخدام تحليلات البيانات في العمليات يعني أن المؤسسات يمكنها التقاط مقاييس الأداء وتحديد مجالات الفرص واتخاذ قرارات أكثر استنارة بشأن عملياتها.

كيفية اختيار أفضل أدوات أتمتة سير العمل لاحتياجات شركتك

عند اختيار أفضل أداة أتمتة لسير العمل لمؤسستك، من المهم أولاً تحليل العمليات الحالية وتحديد الاختناقات وفهم الفرق التي ستستخدم الأدوات. بمجرد أن يكون لديك فهم أفضل لاحتياجات شركتك، ابحث عن الميزات التالية عند مقارنة الحلول المختلفة:

• واجهة سهلة الاستخدام وتنقل بسيط.
• الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لمعالجة المستندات الذكية (IDP).
• تكامل سلس مع أدوات الجهات الخارجية والتطبيقات التي تستخدمها كل يوم.
• تدفقات عمل قابلة للتخصيص.
• قابلية التشغيل المستندة إلى السحابة.
• تحليلات البيانات والإبلاغ في الوقت الحقيقي.
• تعزيز الأمان وحماية البيانات.
• قابلية التوسع لتلبية احتياجات الأعمال المتطورة.

أمثلة على أدوات أتمتة سير العمل قيد الاستخدام

الوقت المستغرق في عمليات بسيطة مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو إنشاء المهام أو نسخ البيانات من مصدر إلى آخر يمكن أن يضيف بسرعة. ولكن من خلال إعداد تدفقات عمل مؤتمتة، يمكن للشركات زيادة الكفاءة بشكل كبير وإضافة قيمة إلى العمليات الأساسية - من التسويق والتمويل إلى الموارد البشرية.

تتضمن بعض الأمثلة على أتمتة سير العمل قيد التنفيذ ما يلي:

• إرسال المتابعات والردود الآلية بعد أن يملأ العميل نموذج الاتصال.
• إرسال تسلسلات البريد الإلكتروني الخاصة برعاية العميل المحتمل بعد حدث تم تشغيله.
• إصدار الفواتير للعملاء للمدفوعات الشهرية تلقائيًا.
• إنشاء اتفاقيات مستوى الخدمة لضمان الردود في الوقت المناسب على المشكلات العاجلة.
• سداد مصروفات الموظفين.
• إرسال رسائل تذكير بالمواعيد النهائية والموافقات.
• التخصيص التلقائي للمهام والمشروعات لأعضاء الفريق.
• إعداد موظفين جدد.
• الموافقة على طلبات الإجازة.