تستخدم تطبيقات معالجة المستندات التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي (AI) لاستخراج البيانات من المستندات والنماذج. يأخذون البيانات، مثل المعلومات من الفواتير والإيصالات وأوامر التسليم في شكل بريد إلكتروني أو ورقي، ويقومون برقمنتها وتخزينها في تنسيق قاعدة بيانات منظم. ثم يتم استيراد هذه البيانات إلى نظام مستهدف، مثل تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو حل إدارة علاقات العملاء (CRM). يمكن أن يكون للكفاءات التي توفرها تطبيقات معالجة المستندات تأثير كبير على كيفية توفير الشركات للمال وزيادة الإنتاجية وتحرير الموظفين من المهام المتكررة منخفضة القيمة والمعرضة للخطأ.

يمثل العثور على حل لرقمنة كميات كبيرة من المستندات الورقية تحديًا ستواجهه العديد من الشركات في مرحلة ما. تقدم تطبيقات معالجة المستندات كفاءات كبيرة في هذا المجال ليس فقط من خلال القضاء على المهمة كثيفة العمالة لإدخال البيانات يدويًا، ولكن أيضًا من خلال إعطاء رؤى للشركات حول كيفية الحصول على المزيد من بياناتهم.

مجموعة

يتم مسح البيانات من مصادر مثل المستندات الورقية وملفات PDF ورسائل البريد الإلكتروني والنماذج الإلكترونية ضوئيًا ورقمنتها.

المعالجة

يتم تحسين جودة ودقة البيانات الممسوحة ضوئيًا من خلال أشياء مثل تصحيح الزوايا المنحرفة وتقليل الضوضاء عن طريق التخلص من أي نقاط أو علامات في الخلفية واقتصاص المناطق الخارجية غير المرغوب فيها من الصور.

تصنيف

تنقسم المستندات إلى فئات مختلفة بناءً على تنسيقها ومحتواها ونوعها، مما يساعد على تحسين استخراج البيانات وأرشفتها.

اِستِخلاص

خطوة حاسمة في العملية التي تقوم OCR من خلالها باستخراج البيانات من المستندات وتحديد الأنواع التي يجب ترجمتها (على سبيل المثال، الأسماء والأرقام والتواريخ والنص المكتوب بخط اليد).

التحقق من الصحة

يتحقق RPA من جميع البيانات ويتحقق منها قبل نقلها إلى الأنظمة وقواعد البيانات ومسارات العمل ذات الصلة. يتم وضع علامة على أي أخطاء غير دقيقة في هذه المرحلة للمراجعة اليدوية والتصحيح.

التكامل

بمجرد تشغيل جميع العمليات الأخرى، يتم إرسال البيانات إلى قواعد البيانات والمستودعات ذات الصلة عبر واجهات برمجة التطبيقات.

ما المقصود بتحليل وثيقة التعلم العميق؟

يتكامل توثيق التعلم العميق مع معالجة المستندات من خلال الاعتماد على إمكانيات الشبكات العصبية للتعرف على الأنماط في البيانات، لا سيما لتحليل المستندات والتخطيط وتحديد النص واسترجاع المستندات. تشبه إلى حد كبير كيف يتعلم الدماغ البشري، تجمع الشبكات العصبية المعلومات على العديد من الطبقات من خلال الحصول على المزيد والمزيد من المعلومات والمعرفة، لتصبح أكثر مرونة وذكاءً كلما تقدمت.

يستخدم تحليل وثيقة التعلم العميق قدرته على تشغيل الذكاء الاصطناعي الشبيه بالإنسان من خلال خوارزميات الشبكة العصبية المختلفة، بشكل رئيسي تلافيفي ومتكرر. تقوم الشبكات العصبية التلافيفية بالترشيح من خلال الصور لاكتشاف كل عنصر بداخلها، في حين أن الشبكات العصبية المتكررة قادرة على تذكر نقاط البيانات، مما يشكل قدرتها على التنبؤ بالنتائج المستقبلية.

فوائد المعالجة الآلية للمستندات

يحسّن التنفيذ التلقائي للمستندات العمليات التجارية ويزيد من كفاءة الفريق من خلال تقديم السرعة والدقة وقابلية التوسع. يمكن أن يكون لها تأثير بعيد المدى على كيفية قيام صناعات مثل القانون والعقارات والرعاية الصحية والخدمات المصرفية بتحسين عملياتها ونتائجها النهائية.

تشمل الفوائد الرئيسية للتنفيذ التلقائي للمستندات ما يلي:

الاسترجاع السريع:

بمجرد أن يتم رقمنة المستندات، يمكن الوصول إليها تقريبًا في أي وقت وفي أي مكان لأي شخص مخول لعرضها.

تحسين الأمان والخصوصية

يمكن للشركات تشفير ملفاتها وتعيين مستويات الأمان لحماية بياناتها من المستخدمين غير المقصودين.

توفير الوقت والتكلفة:

من خلال التخلص من العملية التي تستغرق وقتًا طويلاً والمكلفة لإدارة الملفات الورقية، يكون لدى الموظفين المزيد من الوقت لتكريسه لأهداف العمل الحاسمة ويكونوا أكثر إنتاجية.

تقليل مخاطر الخطأ البشري:

بدون الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا، تعمل التنفيذ التلقائي للمستندات على تحسين دقة وجودة المستندات بشكل كبير.

زيادة التعاون:

يمكن للموظفين في فِرق مختلفة عبر الأقسام مشاركة المستندات والعمل عليها معًا، والبقاء على دراية بالحالة في الوقت الفعلي.

القوالب الموحدة:

يسمح التنفيذ التلقائي للمستندات بتوحيد القوالب والهياكل التي يمكن تطبيقها على تدفقات العمل على أساس مستمر.

كيفية اختيار حل برنامج معالجة المستندات

يعتمد اختيار حل معالجة المستندات على عوامل خاصة باحتياجاتك. أحد أهم القرارات التي يجب مراعاتها هو ما إذا كنت تريد تشغيل الحل الخاص بك في السحابة أو في الموقع في موقعك. يستضيف موفر الأنظمة المستندة إلى السحابة مقابل رسوم وتقوم تلقائيًا بحفظ جميع بياناتك، مما يجعل الوصول إلى كل شيء عبر الإنترنت. يعني الحل الداخلي أنك ستستخدم الخوادم والتخزين الخاصين بك، وتجري الصيانة الخاصة بك، وتقوم بتشغيل النسخ الاحتياطية الخاصة بك.

تشمل الاعتبارات المهمة الأخرى لاختيار حل معالجة المستندات ما يلي:

البحث:

إنها قاعدة جيدة أن يكون لديك مجموعة متنوعة من خيارات البحث، بما في ذلك اسم الملف ونوعه والمحتوى والتواريخ التي تم تعديلها. من الجيد أيضًا أن تكون قادرًا على تعيين البيانات الوصفية والعلامات لتنظيم جميع ملفاتك.

هيكل ملف مباشر:

من المهم أن تكون بنية الملف سهلة الاستخدام ومنطقية لجميع المستخدمين.

الأمان:

يجب أن يسمح لك النظام بتقييد الوصول إلى المستندات الحساسة وتعيين الأذونات من قبل المستخدم.

البساطة:

يجب أن يكون جميع الموظفين قادرين على استخدام النظام بسهولة وخالية من الارتباك ودون تعطيل مهامهم اليومية.

التكامل:

تأكد من قدرتك على استخدام النظام مع البرامج التي تستخدمها بالفعل، مثل عميل البريد الإلكتروني وبرنامج علاقات العملاء.