6 فوائد لأتمتة عمليات الأعمال

ما أتمتة العمليات التجارية؟

مع استمرار عملك في معالجة كميات كبيرة من البيانات ومعالجة العديد من المهام كل يوم، قد يصبح من الصعب على أعضاء الفريق تقليل هوامش الخطأ والتأخير وتحسين الأنظمة غير الفعالة. تمكّنك أتمتة عمليات الأعمال من بناء وإدارة وتحسين تدفقات العمل التي تزيد من الفعالية التنظيمية والإنتاجية.

أتمتة عمليات الأعمال (BPA) هي أتمتة العمليات التجارية اليومية القابلة للتكرار والتي يتم إكمالها عادةً في الإعدادات اليدوية. بدءًا من تدفقات العمل متعددة المستويات إلى استجابات العملاء البسيطة، توفر لك BPA القدرة على إكمال العمل المتكرر والتحويل إلى العمليات غير الورقية بسرعة وكفاءة. وهذا يعني أتمتة الوظائف التي تتعامل مع قدر كبير من البيانات الأولية والوثائق مثل تطوير المنتجات والمبيعات والموارد البشرية والمزيد. تساعد إضافة برنامج إدارة عمليات الأعمال (BPMS) في إدارة جميع مهام سير العمل الجديدة التي تم إنشاؤها باستخدام أتمتة عمليات الأعمال.

فوائد تطبيق حل BPA

بمجرد أن تفهم العمليات التي يمكن ولا يمكن أتمتتها، وكذلك كيفية إنشاء سير عمل ديناميكي لفريقك، يمكنك الاستفادة مما تقدمه أتمتة عمليات الأعمال. فيما يلي أهم ستة فوائد ستحصل عليها مؤسستك لأتمتة عمليات عملك:

1. تحسين الكفاءة والإنتاجية. عند إضافة حل أتمتة جديد يلغي احتمالات الأخطاء، يصبح عملك على الفور أكثر انسيابية وبأخطاء أقل. من خلال إزالة العمليات اليدوية الثقيلة والمضنية التي يقوم بها فريقك على أساس يومي، فإنك تقضي على المهام المعقدة وتسريع المزيد من العمليات التجارية عالية المستوى بين وحدات العمل وأعضاء الفريق والجميع داخل مؤسستك.
2. تقليل الوقت والتكاليف. تساعد الأتمتة عملك على تقليل التكاليف وزيادة الربحية، لا سيما في المسؤوليات المتعلقة بالعمليات الورقية اليدوية. نظرًا لأن أتمتة العمليات تسرع من عملياتك الداخلية، فمن السهل توفير الوقت والمال على الموارد اللازمة لإكمال هذه العمليات، ويمكنك إعادة تعيين هؤلاء الموظفين المعينين مسبقًا في الجهود اليدوية في الأمور الأكثر أهمية.
3. إدارة بسيطة للبيانات والوثائق. عند استخدام العمليات اليدوية، من السهل أن تفقد الاتصالات المكتوبة وجداول البيانات والمستندات الأخرى سواء تمت طباعتها أو تمريرها بين رسائل البريد الإلكتروني. بالإضافة إلى ذلك، فإن الاضطرار إلى نقل المعلومات أو الحساب من مصدر بيانات إلى آخر يعني فرصة أكبر لوقوع أخطاء بشرية، فضلاً عن قضاء المزيد من الوقت. تعني أتمتة العمليات أن جميع مستنداتك وبياناتك موجودة في مكان واحد، مما يؤدي إلى تبسيط إدارة المستندات بحيث يكون تنظيمها واسترجاعها أمرًا بسيطًا.
4. الرؤية والشفافية. لن تضطر إلى تقديم دعم إضافي لفريقك لأن حلول الأتمتة تضمن اتباع أفضل الممارسات وفرض الحوكمة. من خلال جمع البيانات وإعداد التقارير وإمكانياتها التحليلية، ستتمكن من عرض لوحات معلومات البيانات التي توفر الرؤية والشفافية لما يعمل عليه الجميع حاليًا، حتى تتمكن من اتخاذ قرارات مستنيرة.
5. توحيد العملية والامتثال. تحتوي عمليات الأتمتة على إرشادات صارمة حول من يمكنه إجراء تغييرات أو تحديث المستندات ولكن أعضاء فريقك قد لا يتبعونها دائمًا. مع تطبيق BPA، لا داعي للقلق بشأن الخطوات الفائتة لأن العملية مضمنة بالفعل في النظام. يمكنك إنشاء أتمتة سير العمل رقمي فعال يضمن توجيه المعلومات الصحيحة إلى الشخص المناسب في الوقت المناسب. هذا يعني أيضًا أن الشركات ستكون قادرة على تتبع من يستخدم البيانات - من خلال تسجيل الأسماء والتواريخ وتفاصيل المهمة دون متاعب. يساعدك توثيق هذه المعلومات أيضًا أثناء مسارات التدقيق وإثبات الامتثال.
6. تحسين رضا الموظفين والعملاء. ستؤدي إضافة حل تلقائي إلى عمليتك إلى تمكين الموظفين من إنجاز الكثير من مسؤولياتهم اليومية بسهولة دون أخطاء، مما يجعل فريقك أكثر سعادة. توفر الأتمتة بيئة خالية من الاحتكاك يمكن للموظفين أن يزدهروا فيها. تكون موافقات المديرين أسرع، مما يعني أنه يمكن للموظفين التركيز على المشاريع الأكثر أهمية التي تحفز وتبتكر قرارات العمل. وكمكافأة، سيكون لديك عملاء أكثر سعادة. نظرًا لأن عملاءك سيتلقون بيانات أكثر دقة واتساقًا، فسيكونون أكثر رضاءً عن المنتج النهائي أو النتائج.