شخص يتحدث في الهاتف وينظر إلى جهاز كمبيوتر محمول

6 فوائد لأتمتة عمليات الأعمال

مع استمرار عملك في معالجة كميات كبيرة من البيانات ومعالجة العديد من المهام كل يوم، قد يكون من الصعب تقليل هوامش الخطأ والتأخيرات وأنظمة العمل غير الفعالة لأعضاء فريقك من خلال إضافة برامج بديهية مثل أتمتة العمليات التجارية، تستطيع شركتك جني العديد من الفوائد الفورية وطويلة الأجل من خلال أتمتة العمليات اليومية، مما يمكّن عملك من المنافسة في السوق التنافسية اليوم.

ما أتمتة العمليات التجارية؟

أتمتة عمليات الأعمال (BPA) هي أتمتة العمليات التجارية اليومية القابلة للتكرار والتي يتم إكمالها عادةً في الإعدادات اليدوية. بدءًا من تدفقات العمل متعددة المستويات إلى استجابات العملاء البسيطة، توفر لك BPA القدرة على إكمال العمل المتكرر والتحويل إلى العمليات غير الورقية بسرعة وكفاءة. وهذا يعني أتمتة الوظائف التي تتعامل مع قدر كبير من البيانات الأولية والوثائق مثل تطوير المنتجات والمبيعات والموارد البشرية والمزيد. تساعد إضافة برنامج إدارة عمليات الأعمال (BPMS) في إدارة جميع مهام سير العمل الجديدة التي تم إنشاؤها من أتمتة عمليات الأعمال الجديدة لإنشاء وإدارة وتحسين فعالية مؤسستك وكفاءتها.

فوائد تطبيق حل BPA

بمجرد أن تفهم العمليات التي يمكن ولا يمكن أتمتتها، وكذلك كيفية إنشاء سير عمل ديناميكي لفريقك، يمكنك الاستفادة مما يقدمه برنامج التشغيل الآلي. فيما يلي أهم ستة فوائد ستحصل عليها مؤسستك لأتمتة عمليات عملك:

1. تحسين الكفاءة والإنتاجية

عند إضافة حل أتمتة جديد يلغي احتمالات الأخطاء، يصبح عملك على الفور أكثر انسيابية وبأخطاء أقل. من خلال إزالة العمليات اليدوية الثقيلة والمضنية التي يقوم بها فريقك على أساس يومي، فإنك تقضي على المهام المعقدة وتسريع المزيد من العمليات التجارية عالية المستوى بين وحدات العمل وأعضاء الفريق والجميع داخل مؤسستك.

2. تقليل الوقت والتكاليف

تساعد الأتمتة عملك على تقليل التكاليف وزيادة الربحية، لا سيما في المسؤوليات المتعلقة بالعمليات الورقية اليدوية. نظرًا لأن أتمتة العمليات تسرع من عملياتك الداخلية، فمن السهل توفير الوقت والمال على الموارد اللازمة لإكمال هذه العمليات، ويمكنك إعادة تعيين هؤلاء الموظفين المعينين مسبقًا في الجهود اليدوية في الأمور الأكثر أهمية.

3. إدارة بسيطة للبيانات والوثائق

عند استخدام العمليات اليدوية، من السهل أن تفقد الاتصالات المكتوبة وجداول البيانات والمستندات الأخرى سواء تمت طباعتها أو تمريرها بين رسائل البريد الإلكتروني. بالإضافة إلى ذلك، فإن الاضطرار إلى نقل المعلومات أو الحساب من مصدر بيانات إلى آخر يعني فرصة أكبر لوقوع أخطاء بشرية، فضلاً عن قضاء المزيد من الوقت. تعني أتمتة العمليات أن جميع مستنداتك وبياناتك موجودة في مكان واحد، مما يؤدي إلى تبسيط إدارة المستندات بحيث يكون تنظيمها واسترجاعها أمرًا بسيطًا.

4. الرؤية والشفافية

لن تضطر إلى تقديم دعم إضافي لفريقك لأن حلول الأتمتة تضمن اتباع أفضل الممارسات وفرض الحوكمة. من خلال جمع البيانات وإعداد التقارير وإمكانياتها التحليلية، ستتمكن من عرض لوحات معلومات البيانات التي توفر الرؤية والشفافية لما يعمل عليه الجميع حاليًا، حتى تتمكن من اتخاذ قرارات مستنيرة.

5. توحيد العملية والامتثال

تحتوي عمليات الأتمتة على إرشادات صارمة حول من يمكنه إجراء تغييرات أو تحديث المستندات ولكن أعضاء فريقك قد لا يتبعونها دائمًا. مع تطبيق BPA، لا داعي للقلق بشأن الخطوات الفائتة لأن العملية مضمنة بالفعل في النظام. يمكنك إنشاء رقم رقمي فعال أتمتة سير العمل يضمن توجيه المعلومات الصحيحة إلى الشخص المناسب في الوقت المناسب. هذا يعني أيضًا أن الشركات ستكون قادرة على تتبع من يستخدم البيانات - من خلال تسجيل الأسماء والتواريخ وتفاصيل المهمة دون متاعب. يساعدك توثيق هذه المعلومات أيضًا أثناء مسارات التدقيق وإثبات الامتثال.

6. تحسين رضا الموظفين والعملاء

نظرًا لأن موظفيك قادرون على إنجاز الكثير من مسؤولياتهم اليومية بسهولة دون أخطاء، فسيكون فريقك أكثر سعادة في إضافة حل تلقائي إلى عمليتك. توفر الأتمتة بيئة خالية من الاحتكاك يستطيع الموظفون فيها الازدهار. موافقات المديرين أسرع مما يعني أن موظفيك قادرون على التركيز على المشروعات الأكثر أهمية التي تحفز وتبتكر قرارات العمل. وكمكافأة، سيكون لديك عملاء أكثر سعادة أيضًا. نظرًا لأن عملائك سيتلقون بيانات أكثر دقة واتساقًا، فسيكونون أكثر رضًا عن المنتج النهائي أو النتائج.

ابدأ التبسيط باستخدام Microsoft Power Automate

من خلال اعتماد أتمتة عملية جديدة، ستتمكن من جعل عملك فعال التكلفة ومبسطًا وأقل عرضة للأخطاء. بينما يعمل BPA كنهج شامل لتحسين عمليات عملك، فإن إضافة برنامج مثل أداة التشغيل التلقائي للعمليات (RPA) يساعد في أتمتة العمليات التي تعتمد على القواعد والتي تكون ضرورية عادةً في بداية العملية.

المفتاح لتحقيق التوازن بين الفوائد المذكورة أعلاه مع BPA وRPA يساعدك أنت وفريقك ومؤسستك في العثور على حل واحد يمكنك التكيف معه بسهولة مع عدم مقاطعة أي من استراتيجيات عملك الحالية. يبني Power Automate عمليات تلقائية لسير العمل قابلة للتطوير وموفرة للوقت يمكنها معالجة جميع وظائفك الفردية، مما يتيح لك إكمال عدد كبير من المهام الشاقة في فترة زمنية قصيرة.