ما الذي يجب عليك معرفته حول فوائد RPA

فوائد التشغيل التلقائي للعمليات

باستخدام تقنية RPA، يمكن لشركتك أتمتة العمليات والمهام لتوفير الوقت وتجنب الأخطاء البشرية الشائعة. يعمل برنامج RPA عن طريق تكوين الروبوتات لأداء المهام التي عادة ما يقوم بها البشر. يمكن تعليم الروبوتات النقر والكتابة عبر التطبيقات، بالإضافة إلى تهيئتها لأداء مهام أكثر تعقيدًا، دون الحاجة إلى تدخل بشري. يفيد RPA شركتك من خلال التشغيل التلقائي للأنشطة المختلفة، بما في ذلك نقل البيانات وتحديث ملفات تعريف العملاء وإدخال البيانات وإدارة المخزون والمهام الأخرى الأكثر تعقيدًا.

فيما يلي سبع فوائد رئيسية للتشغيل التلقائي للعمليات:

1. حفظ الوقت

   تعد المهام الإدارية المتكررة جزءًا شائعًا في العديد من العمليات التجارية. يسمح RPA لشركتك بأتمتة المهام المتكررة وتنفيذها بسرعة روبوتية سريعة. أيضًا، تستفيد شركتك وموظفوك من RPA من خلال قدرتهم على قضاء المزيد من الوقت في المهام الحساسة والمعقدة.

2. زيادة ROI

   تعتبر أدوات RPA أكثر كفاءة في إدارة المهام المتكررة من البشر، وتساعد شركتك على تحسين إنتاجية العمل. هذا هو السبب في أن إحدى أعظم فوائد تقنية RPA هي تأثيرها الإيجابي على عائد الاستثمار. باستخدام التشغيل التلقائي للعمليات، يمكن لأعمالك تحسين العديد من العمليات وجمع كميات كبيرة من البيانات النوعية والكمية بمرور الوقت، مما يساعد على إعلام التكاليف وإدارتها بشكل أكثر كفاءة.

3. القضاء على الخطأ البشري

   من الناحية الواقعية، بغض النظر عن مدى مهارة الشخص في دوره، يعد الخطأ البشري والتعب دائمًا من العوامل التي يجب مراعاتها. باستخدام تقنية RPA، لا تتعب برامج الروبوت الآلية مطلقًا، لذا يتم تنفيذ المهام بدقة، كما يُفترض، في كل مرة.

4. رفع مستوى الأمان

   يعد الأمن السيبراني مهمًا للغاية لشركتك، وتساعد حلول RPA في الحماية من التهديدات الأمنية. تعمل تقنية RPA على رفع مستوى الأمان من خلال تقليل عدد التفاعلات البشرية مع البيانات والمعلومات الحساسة، ما يساعد على منع عمليات تسرب البيانات والاختراقات المكلفة. تساعد أدوات RPA في الحفاظ على أمان شركتك، سواء كان ذلك للحماية من الوصول بواسطة مستخدمين غير مصرح لهم، أو إجراء عمليات تسجيل خروج للحساب المشغّل.

5. زيادة التوافق

   يعد الامتثال أمرًا مهمًا لموثوقية عملك واستدامته، وتلتزم حلول RPA بوضع القواعد والإرشادات بدقة واتساق كبيرين. عادةً ما تتبع معظم المؤسسات لوائح صناعية وحكومية مختلفة، وتحصد هذه المؤسسات فوائد تقنية RPA من خلال الامتثال الآلي والمتسق. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تدقيق تقنية RPA من مكان واحد، بدلاً من إجراء عمليات تدقيق متعددة للتطبيق - مما يقلل من مخاطر الامتثال. يمكن تطبيق التشغيل التلقائي للعمليات على مهام سير العمل والعروض المرسلة، وتحديثات النماذج، بالإضافة إلى الإشعارات والتنبيهات المتعلقة بالامتثال.

6. تحجيم أتمتة العمليات التجارية

   نظرًا لأن شركتك تطبق أداة RPA لمزيد من الأنشطة التجارية، فإن التشغيل التلقائي من العمليات والمهام تتوسع في جميع أنحاء مؤسستك. تسمح التشغيل التلقائي للعمليات أيضًا بتوسيع نطاق عملك لتلبية الزيادات الموسمية في الطلب والأهداف المتوقعة بثقة أكبر، سواء أكانت معالجة الطلبات أو الفواتير أو إدارة المخزون أو غيرها من أشكال الإنتاج والخدمات.

7. رضا الموظفين

   عندما تتم أتمتة العمليات الشاقة، يتم تحرير الموظفين للتركيز على الاحتياجات الأكثر أهمية لشركتك. نظرًا لأن تقنية RPA تقلل المهام المتكررة التي يؤديها عادةً البشر، يزداد رضا الموظفين. يمكن للموظفين بعد ذلك تطبيق مهاراتهم على المهام التي تتطلب التفكير الإستراتيجي، مثل تخطيط الأعمال والعلاقات العامة والعصف الذهني.

كيف يفيد التشغيل التلقائي لسير العمل لمؤسستك؟

تشير أتمتة سير العمل إلى استخدام تقنية الأتمتة لأتمتة العمليات التجارية وتوصيلها لتشكيل سير عمل مبسط. بينما تستخدم أتمتة سير العمل RPA لأداء المهام الفردية ضمن سير العمل، فإنها تختلف عن RPA لأنها تعمل على التشغيل التلقائي للعمليات بأكملها وتوصيلها معًا منذ البداية حتى الاكتمال - تشكيل سير عمل كامل.

فيما يلي أربع طرق يمكن أن تفيد فيها التشغيل التلقائي لسير العمل مؤسستك:

1. تبسيط العمليات

   تعمل أتمتة سير العمل على ربط مختلف الأنشطة المتعلقة بالعمل وأتمتتها أثناء إكمال المهام بشكل أسرع وأكثر دقة من البشر، ما يجعل العمليات أسهل لمؤسستك.

2. زيادة الإنتاجية

   في بعض الأحيان، تحتاج الشركات إلى إمكانية أداء العمليات بشكل أسرع للمساعدة في تلبية الطلب فوق المتوسط. يعمل برنامج أتمتة سير العمل على زيادة الإنتاجية عن طريق زيادة سرعة عمليات شركتك ودقتها، ومن خلال توسيع نطاق العمليات الآلية داخل مؤسستك. تعني زيادة الإنتاجية قدرة أكبر على خدمة وتنمية مؤسستك وقاعدة عملائك.

3. زيادة الموثوقية

   نظرًا لأن العمليات الآلية تلتزم بقواعد سير العمل بدقة، فإنها تقدم نتائج أقل احتمالًا لحدوث أخطاء. لذا، تكتسب مؤسستك الثقة لأن أدوات التشغيل التلقائي تقدم نتائج موثوقة ومعتمدة في كل مرة.

4. التحكم في التكاليف

   تخطط كل شركة لإدارة تكاليفها وإنفاقها بكفاءة. ومع ذلك، غالبًا ما تتأثر الشركات بالعديد من المتغيرات مثل الطلب والإنتاج البشري المتغير، ما قد يتسبب في تقلب التكاليف. تتيح أتمتة سير العمل لمؤسستك الحصول على نتائج وتكاليف أكثر قابلية للتنبؤ من خلال التشغيل التلقائي للعمليات الموحدة. باستخدام أتمتة سير العمل، تقلل مؤسستك من الحاجة إلى موارد إضافية، ونتيجة لذلك، فهي مجهزة بشكل أفضل لإدارة التكاليف وتلبية المتطلبات المتنوعة بشكل أكثر اتساقًا.

RPA للصناعات والأقسام

يمكن تكييف RPA لإدارة المهام لمختلف الصناعات والأقسام. وإليك كيف يمكن للصناعات والأقسام الستة التالية استخدام التشغيل التلقائي للعمليات:

1. تكنولوجيا المعلومات

   تستفيد أقسام تقنية المعلومات (IT) من أدوات RPA من خلال زيادة الامتثال وتقليل أعباء العمل وتقليل المخاطر الأمنية. تمتلئ هذه الأقسام بانتظام بالأسئلة والتذاكر والمهام المتعلقة بالأمان. يقلل RPA من عبء العمل الذي تواجهه أقسام تكنولوجيا المعلومات عند تنفيذه للتعامل مع المهام التي لا تتطلب تدخلًا متخصصًا، مثل بطاقات الفرز وتذكيرات تحديث البرامج. ومع ذلك، يمكن لـ RPA أيضًا إدارة المهام المتخصصة مثل فحوصات الامتثال عبر التطبيقات، وإعداد البنية التحتية وإدارتها.

2. الموارد البشرية

   قلل الوقت الذي تقضيه في المهام المتكررة المرتبطة بأنشطة مثل اكتساب الموظفين والتأهيل. يمكن للموارد البشرية استخدام برنامج RPA لمعالجة التطبيقات بسرعة بحثًا عن موظفين ذوي مهارات عالية وذوي صلة. يمكن أيضًا تكييف تقنية RPA لأداء مهام الإعداد الروتينية، مثل تزويد الموظفين الجدد ببيانات اعتمادهم، مثل رسائل البريد الإلكتروني وكلمات المرور، بالإضافة إلى وثائق الإعداد الضرورية.

3. التمويل

   بالنسبة للفرق المالية، تعد دقة البيانات وحفظ السجلات أمرًا ضروريًا. تزيد أدوات RPA من دقة وموثوقية إمساك الدفاتر وإدارة البيانات. يمكن لبرنامج RPA أيضًا مساعدة الإدارات المالية عن طريق إجراء حسابات مالية بسيطة أو معقدة، وأتمتة الاتصالات للمستحقات، والتوحيد الآلي، وإعداد التقارير، والتحقق من صحة المدفوعات.

4. المبيعات

   باستخدام حل RPA، تصبح عمليات البيع أسهل. باستخدام الأتمتة، تزيد فرق المبيعات من حجم الأعمال المحتملة من خلال التواصل الآلي وتحديثات الملف الشخصي واكتساب عملاء متوقعين جدد. تقلل أداة RPA أيضًا من الحاجة إلى الخبرة في المهام الروتينية المشتركة بين الأقسام، مما يسمح بتعاون أفضل بين فِرق المبيعات والإدارات الأخرى.

5. التسويق

   تستخدم فرق التسويق التشغيل التلقائي للعمليات لفائدتها بعدة طرق. على سبيل المثال، تقوم أقسام التسويق بتطبيق RPAلشراء الإعلانات، والأدلة المشغلة، وإدارة سير العمل، والتحليلات. باستخدام برنامج RPA، تتجنب فرق التسويق استنزاف الإبداع، وتركز على إنشاء المحتوى وتقديمه.

6. العمليات

   يمكن لـ RPA تبسيط وتقليل تكاليف العمليات التشغيلية المختلفة. على سبيل المثال، يمكن استخدام تقنية RPA لتقييم الاستفسارات بسرعة وتلبية الطلبات كجزء من عمليات الشراء. وبالنسبة لسلاسل التوريد، يدير RPA مواضع الطلبات واتصالات الطلبات وتنفيذها ومعالجة الدفع.